Wie viel kostet eine Denied Party Screening-Lösung?

Von Jackson Wood, Direktor, Branchenstrategie, Global Trade Intelligence, Descartes Systems Group

„Wie viel kostet es?“ ist die wichtigste Frage, die die Menschen im Allgemeinen stellen, wenn sie etwas kaufen.

Es wird daher nicht überraschen, dass auch die Preisgestaltung ganz oben auf der Abfrageliste für Unternehmen steht, die nach Softwarelösungen für das Screening von verweigerten Parteien suchen.

Abgesehen von der Bedeutung der Budgetplanung ist dies eine der grundlegenden Möglichkeiten für Unternehmen, den Wert, die Merkmale und die Funktionen sowie die Art und Weise zu bewerten, in der eine verweigerte Screening-Lösung im Vergleich zu ihren Konkurrenten. Es ist auch die Methode, um zu bestimmen, was auf der Checkliste im Moment wichtig ist und was auf eine Wunschliste gesetzt werden kann, um später mit dem zukünftigen Wachstum und der Expansion des Unternehmens Schritt zu halten.

Es gibt eine Reihe von Faktoren, die die Investition in eine Softwarelösung für das Screening von verweigerten Parteien beeinflussen, wie z. B. die Anzahl der Benutzer, die zu prüfenden Sanktionslisten und die Einsatz-/Implementierungsoptionen. Die Anzahl der Einheiten, die wöchentlich, monatlich oder jährlich überprüft werden müssen, ist ebenfalls ein wichtiger Faktor.

Der Bereich der Kosten für eine Screening-Lösung für verweigerte Parteien beginnt bei einigen tausend Dollar pro Jahr für eine Basisimplementierung, die ein kleines Screening-Volumen und einen Benutzer abdeckt. Am anderen Ende des Spektrums sind die jährlichen Preis für Compliance-Tools für Lösungen auf Unternehmensebene, die in der Regel von regionalen oder globalen Unternehmen eingesetzt werden, die aus mehreren Geschäftseinheiten bestehen, die über verschiedene geografische Regionen verteilt sind und Hunderte von Nutzern haben, die ein großes Screening-Volumen verwalten, das möglicherweise in mehrere Geschäftssysteme integriert ist, bis zu 100.000 USD oder mehr betragen. Ein typischer Kunde, der 50.000 Unternehmen überprüft, sollte jedoch etwa 20.000 Dollar pro Jahr für eine Lösung für das Screening verweigerter Parteien budgetieren.

Für diejenigen, die nur sehr wenige Screenings durchführen (etwa ein oder zwei pro Monat), kann es sinnvoll sein, kostenlose Websites auszuprobieren. Diese Dienste bieten jedoch nur die Basisversionen der von den Lösungsanbietern bereitgestellten Dienste an. Wenn Sie sich für diesen Weg entscheiden, achten Sie darauf, dass Sie sich für offizielle, staatliche Websites entscheiden.

Im Folgenden werden wir die Investition in ihre wichtigsten Bestandteile aufschlüsseln und einen Leitfaden für die Überlegungen erstellen, die den Preis von Software für das Screening von Sanktionen beeinflussen.

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Die 10 wichtigsten Faktoren für die Preisgestaltung vonSoftware-Lösungen für das Denied Party Screening

EINS: Sie suchen ein Online-Ad-hoc-Screening?

Was es ist: Dies ist das einfachste Paket, für das sich Unternehmen bei jedem Anbieter entscheiden können. Wie der Name schon sagt, können Sie Unternehmen auf Ad-hoc–Basis anhand mehrerer Sanktionslisten überprüfen, indem Sie eine Online–Lösung zur Überprüfung abgelehnter Parteien verwenden.

Warum es wichtig ist:Diese Zugangsstufe eignet sich am besten für Unternehmen, die sich in der Anfangsphase der Einhaltung von Ausfuhrbestimmungen befinden oder deren wöchentliches oder monatliches Prüfvolumen gering ist, was aus betrieblicher Sicht ein paar Prüfungen pro Woche bedeutet.

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ZWEI: Wie viele Benutzer müssen auf die Softwarelösung für das Screening von Drittanbietern zugreifen?

Was es ist: Dies ist die Anzahl der Benutzer, die erforderlich ist, um die Einhaltung der Vorschriften effizient zu gewährleisten, das Risiko zu minimieren und auf der richtigen Seite des Gesetzes zu bleiben. Die Anzahl hängt von der Größe und dem Umfang Ihrer Operationen ab. Die kleinste Variante besteht aus einer Ein-Benutzer-Einrichtung, die größte aus einem Einsatz auf Unternehmensebene mit mehreren hundert bis zehntausend Benutzern. Die typische Basis reicht jedoch von fünf oder 10 bis zu etwa hundert Personen.

Warum es wichtig ist: Die richtige Anzahl von Benutzern der Sanktionsprüfungssoftware kennen trägt dazu bei, die Kosteneffizienz im Hinblick auf die Optimierung der Compliance-Abdeckung in der gesamten Wertschöpfungskette zu maximieren. Da die Einhaltung der Vorschriften als unternehmensweites Unterfangen betrachtet werden sollte, ist es wichtig, eine entsprechende Planung für die Benutzer in verschiedenen Abteilungen vorzunehmen, darunter Lieferkette und Logistik, Export- und Import-Compliance, Rechtsabteilung, Personalabteilung, Verwaltung, Beschaffung sowie Vertrieb und Marketing.

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DREI: Welche Sanktionslisten müssen Sie überprüfen?

Was es ist: Es gibt Hunderte von Listen, nicht nur in den Vereinigten Staaten, sondern auf der ganzen Welt, ganz zu schweigen von den Listen, die von internationalen Organisationen wie den Vereinten Nationen, der Weltbank, Interpol und vielen anderen geführt werden. Die Entscheidung darüber, welche Listen von abgelehnten Parteien geprüft werden sollen, hängt von Ihrem Geschäftsumfang ab. Wenn Sie beispielsweise ein in den USA ansässiger Hersteller sind, der international Handel treibt, ist es sinnvoll, die Sanktionslisten des US-Außenministeriums, des Handelsministeriums und des Finanzministeriums (OFAC) zu überprüfen, nicht aber die Liste der General Services Administration (GSA), es sei denn, Sie sind auch an Verträgen mit der Bundesregierung beteiligt.

Warum das wichtig ist: Wenn Sie genau wissen, welche Listen auf Ihr Unternehmen zutreffen, können Sie ein hohes Maß an Konformität aufrechterhalten, die Auswirkungen von Fehlalarmen reduzieren und einen umfassenden Überblick über die zu überprüfenden Unternehmen erhalten, während Sie gleichzeitig die Kosten für die Screening-Lösung für verweigerte Parteien unter Kontrolle halten.

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VIER: Sind Ihnen die Arbeitsabläufe bei der Lösung von Screening-Problemen und bei der Eskalation wichtig?

Was es ist: Ihre Screening-Aktivität führt also zu einem positiven Treffer. Was tun Sie jetzt? Hier spielt ein Workflow eine entscheidende Rolle, indem er Online-Schritte bereitstellt, die Ihnen helfen, potenzielle Treffer zu untersuchen, zu klären und zu kommentieren oder an den Compliance-Beauftragten des Unternehmens oder an die Rechtsabteilung weiterzuleiten.

Warum es wichtig ist: Robuste Compliance-Tools umfassen eine Dashboard-Ansicht, um die Sichtbarkeit und Kontrolle der Compliance-Aktivitäten zu verbessern. Noch wichtiger ist, dass dies eine schnellere Klärung potenzieller Übereinstimmungen ermöglicht, was wiederum die Prozesse des Risikomanagements beschleunigt, einschließlich Vertrieb, Auftragseingang, Versand, Beschaffung und Einstellung. Diese Funktion ist sinnvoll für fortgeschrittene Compliance-Anwender oder für umfangreiche und geografisch verstreute Vorgänge, bei denen eine zentrale und konsistente Nachverfolgung von Treffern eine größere Herausforderung darstellt.

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FÜNF: Wie können Audit und Historie Ihre Compliance-Funktion unterstützen?

Was es ist: Dabei handelt es sich um einen Prüfpfad der Screening-Aktivitäten, der automatisch in einer sicheren, manipulationssicheren Umgebung aufgezeichnet wird.

Warum es wichtig ist: Diese Fähigkeit ist von entscheidender Bedeutung für den Nachweis der Sorgfaltspflicht im Falle einer staatlichen oder internen Prüfung, was in der heutigen Welt sehr häufig vorkommt. Die Protokolle von branchenführender Compliance-Software enthalten Angaben darüber, wer eine Suche durchgeführt hat, wann sie durchgeführt wurde, welcher Suchbegriff und welche Einstellungen verwendet wurden, sowie die Ergebnisse selbst.

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SECHS: Sollten Sie ein Batch-Screening einführen?

Was es ist: Die Nützlichkeit des Batch-Screenings, das manchmal auch als Bulk-Screening bezeichnet wird, liegt in der Fähigkeit, eine Datenbank auf einen Schlag von einer Vielzahl von eingeschränkten Parteien zu bereinigen. Der Ratschlag für bewährte Praktiken lautet, dass dies für alle Mitarbeiter eines Unternehmens gelten sollte, einschließlich Einkäufern, Wiederverkäufern, Lieferanten, Auftragnehmern, Mitarbeitern, neu eingestellten Mitarbeitern und Auftragnehmern.

Warum es wichtig ist: Diese Funktion der Sanktionsscreening-Software ist besonders für Unternehmen von Vorteil, die sich in der Anfangsphase ihrer Compliance-Reise befinden oder deren Prozess regelmäßige Scans umfasst, oder in Ausnahmefällen, wie z. B. bei der Überprüfung der Mitarbeiter und Handelskettenpartner eines Fusions- und Übernahmeziels.

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SIEBEN: Möchten Sie ein automatisiertes tägliches Rescreening durchführen?

Was es ist: Automatisiertes Rescreening / dynamisches Screening ist der Prozess, bei dem Unternehmen in Ihrem Geschäftsumfeld täglich automatisch auf Ergänzungen zu den offiziellen Beobachtungslisten für eingeschränkte Personen überprüft werden. ‘Daily’ is the point to note because some vendors rescreen periodically, which is not timely enough to avoid a sanctions violation. Bei der Auswahl eines Anbieters von Compliance-Software ist es von entscheidender Bedeutung, die Fähigkeiten und den Umfang der Lösung für das Denied Party Screening zu kennen. Da es sich um eine automatisierte Lösung handelt, sollte die empfohlene Häufigkeit für das dynamische Screening auf täglich festgelegt werden.

Warum es wichtig ist: Dynamisches Screening hilft Unternehmen, mit Änderungen in den Screening-Listen fast in Echtzeit Schritt zu halten, wo ein periodisches Batch-Screening als unzureichend angesehen würde. Auf diese Weise können Unternehmen zum Beispiel darauf aufmerksam gemacht werden, wenn Kunden, die zuvor überprüft und freigegeben wurden, neu in eine Überwachungsliste aufgenommen werden. Weitere Beispiele sind Umgebungen mit hohem Transaktionsvolumen, wie E-Commerce und Banken, sowie Vertriebsabteilungen, die zweifelhafte Gelegenheiten so früh wie möglich aussondern möchten, um ihre Zeit und Energie auf legitime Gelegenheiten zu konzentrieren und so die Effizienz und Geschwindigkeit des Vertriebs zu erhöhen.

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ACHT: Wann sollten Sie über eine integrierte Vorsorgeuntersuchung nachdenken?

Was es ist: Hier wird das Denied Party Screening direkt in Ihr Geschäftssystem integriert wird. Robuste Compliance-Tools sollten in der Lage sein, sich in nahezu jedes System zu integrieren, von der Unternehmensressourcenplanung (ERP) über das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) bis hin zu älteren und selbst entwickelten Systemen.

Warum es wichtig ist: Diese Option ist sinnvoll für Unternehmen mit hohem Volumen, die unabhängig von der Anzahl der täglichen Transaktionen ein konsistentes und zuverlässiges Screening anstreben. Leistungsstarke integrierte Lösungen für das Screening von verweigerten Parteien sind kosteneffizient und schnell einsatzbereit. Ein integriertes Screening steigert die Produktivität um ein Vielfaches, aber nur, wenn die eingehenden Daten richtig strukturiert sind.

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NEUN: Wie wichtig ist der Kundensupport für Ihren Erfolg?

Was es ist: Seriöse Anbieter, die das Screening von Drittanbietern durchführen, verfügen über reaktionsschnelle Kundendienstteams, die Ihnen helfen, das Beste aus Ihren Compliance-Tools herauszuholen.

Warum es wichtig ist: Branchenführende Anbieter haben einen großen Teil ihrer Teams in der ganzen Welt stationiert, wobei der Schwerpunkt auf Nordamerika, dem Vereinigten Königreich und der Europäischen Union liegt. Die zuverlässigen Anbieter werden sich auch mit Ihrem Unternehmen vertraut machen und Sie beraten, welche Sanktionslisten eingesetzt werden müssen und welche Strategien zur Verringerung von Fehlalarmen geeignet sind. Darüber hinaus bieten sie unbegrenzten Zugang zum Kundendienst und zu den Erfolgsmanagern sowie unbegrenzte Schulungen als Teil des Gesamtpreises für das Softwarepakets für das Screening von Drittanbietern.

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ZEHN: Benötigen Sie ein mobiles Screening für abgelehnte Parteien?

Was es ist: Die Verpflichtungen zur Einhaltung der Vorschriften hören nicht auf, wenn Sie Ihren Schreibtisch verlassen. Eine robuste Screening-Software wird eine Option enthalten, die speziell für mobile Geräte entwickelt wurde und auf den wichtigsten Plattformen läuft, weil wir in einer mobilen Umgebung leben und arbeiten.

Warum es wichtig ist: Dies ist praktisch für die Überprüfung potenzieller Geschäftsmöglichkeiten bei Konferenzen oder Auslandsreisen oder für Ad-hoc-Scans an Frachtverladestellen und Lagerhäusern.

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Preisgestaltungsszenarien für das Denied Party Screening

Wenn Ihr Unternehmen mit nur einem Benutzer arbeitet und nur ein begrenztes Screeningvolumen hat, benötigen Sie ein Online-Screening. Um Ihre gesamte Kontaktdatenbank zu überprüfen, benötigen Sie auch ein Batch-Screening. Und um sicherzugehen, dass Sie keine Übereinstimmungen mit jemandem übersehen, den Sie zuvor überprüft und freigegeben haben, müssen Sie auch danach regelmäßig erneut überprüft werden. Darüber hinaus gibt es Audit- und Historienfunktionen, mit denen Sie die Einhaltung der Vorschriften nachweisen können. Der typische Einstiegspreis für eine Screening-Software von Drittanbietern mit diesen Funktionen liegt im Bereich von einigen tausend Dollar pro Jahr.

Für groß angelegte Einsätze, die Hunderte von Nutzern, mehrere Unternehmen, Geschäftsbereiche, Abteilungen und geografische Regionen abdecken, sind Lösungen auf Unternehmensebene erforderlich, für die die Preise für das Screening-Tool bei etwa 100.000 Dollar beginnen würden.

Einige Möglichkeiten, die für eine Screening-Lösung erforderlichen Investitionen zu bewältigen, sind die Auswahl von Anbietern, die kostenlose, unbegrenzte Schulungen, funktionsreiche Basispakete, flexible Bereitstellungsoptionen, die sich in bestehende Systeme und Geschäftsprozesse einfügen lassen, und einen reaktionsschnellen Kundendienst anbieten, der Sie dabei unterstützt, das Beste aus IhrenCompliance-Tools herauszuholen.. Um jedoch sicher zu gehen, dass Sie nicht zu viel bezahlen, sollten Sie sich die oben genannten Preisrichtlinien für die 10 besten Screening-Lösungen für verweigerte Parteien ansehen.

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Kostenlose staatliche Recherchetools für extrem kleine Screeningvolumen

Wie bereits erwähnt, können Sie leicht kostenlose Regierungsseiten finden und darauf zugreifen, um ein Screening von eingeschränkten Parteien durchzuführen. Beispiele hierfür sind die vom Office of Foreign Assets Control (OFAC) des Finanzministeriums verwalteten Listen unter https://sanctionssearch.ofac.treas.gov/ oder das Consolidated List Screening (CLS) des Handelsministeriums unter https://2016.export.gov/ecr/eg_main_023148.asp.

Der einzige Vorteil ist, dass es kostenlos ist. Es ist eine großartige Option für diejenigen, die sich schnell weiterbilden wollen, wenn sie zum ersten Mal in das Watchlist-Screening einsteigen, oder für diejenigen, die wirklich nur ein oder zwei Screenings pro Monat haben.

Auf der anderen Seite gibt es mehr als nur ein paar Nachteile, vor allem dann, wenn das Screening-Volumen einer Organisation höher ist. Das Hauptproblem dieser kostenlosen Tools besteht darin, dass sie manuell sind und keine Batch- oder integrierten Screening-Funktionen bieten. Es gibt keine Möglichkeit, mehrere Listengruppen von verschiedenen Regierungsstellen oder Gerichtsbarkeiten gleichzeitig zu überprüfen – mit den oben genannten Websites müssten Sie beispielsweise die Commerce-Site besuchen und dort überprüfen und dann die Übung auf der OFAC-Site wiederholen. Es gibt zwar einige Hinweise darauf, was im Falle eines positiven Treffers zu tun ist, aber sonst gibt es wenig bis gar keine Unterstützung. Und Sie müssen Ihre eigenen Prüfpfade einrichten .

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Kapitalrendite für die Einhaltung der Vorschriften

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist nicht verhandelbar, aber das bedeutet nicht, dass ROI-Regeln nicht angewandt werden können. Verglichen mit dem Preis einer Software zur Überprüfung von Sanktionen sind die Kosten der Nichteinhaltung um ein Vielfaches höher, und im derzeitigen regulatorischen Klima sind die Risiken der Durchsetzung von Sanktionen erheblich. Die Auswirkungen eines Verstoßes gegen die Vorschriften gehen über die Geldstrafe – die in die Millionen gehen kann – hinaus und umfassen auch versteckte Kosten durch Rufschädigung, Geschäftsunterbrechungen und Umsatzverluste.

Was seriöse Anbieter von Screening-Lösungen für Drittanbieter gemeinsam haben, ist, dass sich die richtigen Compliance-Tools in Kombination mit den richtigen Inhalten die Kosten um ein Vielfaches wert sind. Das liegt daran, dass Sie sich durch die kontinuierliche Einhaltung der Vorschriften auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können, ohne sich über rechtliche Probleme Gedanken machen zu müssen.

Mit anderen Worten: Eine strenge Einhaltung der Vorschriften fördert das Unternehmenswachstum. Sie öffnet Türen zu neuen Märkten, erhöht die Verkaufsgeschwindigkeit, erleichtert die rechtzeitige Lieferung von Produkten und Dienstleistungen, trägt zur Kundenzufriedenheit bei und steigert letztlich den Gewinn.

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Wie Descartes helfen kann

Descartes bietet eine Reihe erstklassiger Softwarelösungen für das Denied-Party-Screening an, die Unternehmen auf der ganzen Welt dabei helfen, die höchsten Standards für die Einhaltung von Exportvorschriften zu erfüllen und gleichzeitig das Risiko negativer Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis zu verringern. Unsere einfach zu implementierenden, cloudbasierten Lösungen verbessern die Effizienz von Compliance-Teams und stärken die Governance-, Risiko- und Due-Diligence-Prozesse in Unternehmen. Die Suchalgorithmen vonDescartes nutzen fortschrittliche Technologien, um falsch-positive Ergebnisse zu reduzieren, und bieten Transparenz und eine Prüfmethodik für vorrangige Elemente in einem zentralisierten Workflow-Format mit einem automatisch generierten Prüfpfad. Unsere Software für die Einhaltung von Vorschriften bietet eine hervorragende Leistung bei der Überprüfung von Sanktionen zu einem außergewöhnlichen Preis.

Aber verlassen Sie sich nicht auf unser Wort, sondern sehen Siewas die Benutzer über unsere Lösungen sagen. Für weitere Informationen, einschließlich einer Demo und eines Tests, wenden Sie sich direkt an mich oder kontaktieren Sie uns.