Umgang mit Fehlalarmen beim Denied Party Screening

Von Paul Constanzo, Direktor, Professional Services, Descartes Systems Group

Das ideale Szenario für das Denial-Party-Screening ist eine 100-prozentige Genauigkeit und Sicherheit mit Bedrohungen, die leicht zu erkennen, zu isolieren, zu bewerten und zu beheben sind.

Die reale Situation ist jedoch weit vom Ideal entfernt, da es so viele Listen gibt, die von den Unternehmen abgeglichen werden können, und da diese Listen nicht alle gleich formatiert sind, z. B. mit unterschiedlichen Schreibweisen, Nachnamen zuerst oder umgekehrt usw.

Ohne das richtige Wissen über die Besonderheiten von Denied-Party-Screening-Listen, ganz zu schweigen von der richtigen Technologie, kann es zu einer hohen Anzahl von Fehlalarmen kommen, die erhebliche betriebliche Ressourcen – Zeit, Geld und Arbeitskraft – verbrauchen, ohne dass das Unternehmen davon profitiert. Der Aufwand, der für die Behebung von Fehlalarmen erforderlich ist, führt zu überlasteten und unproduktiven Compliance-Beauftragten, was sich auch auf die Kundenerfahrung auswirkt und die strategische Entscheidungsfindung behindert – denn wie können Sie mit einem Lieferanten oder Geschäftspartner, der – wenn auch fälschlicherweise – markiert wurde, weiterarbeiten?

Da Unternehmen verschiedener Branchen und Größen, ob aus dem Ausland oder aus dem Inland, immer stärker auf die Einhaltung der zahlreichen Sanktionsregelungen geprüft werden, ist es keine Option, die Einhaltung der Vorschriften gleich beim ersten Mal richtig zu machen. Robuste Systeme zur Überprüfung von Sanktionen können die Auswirkungen und die Häufigkeit von Fehlalarmen reduzieren, aber es ist wichtig zu beachten, dass eine Vielzahl von Faktoren – die nicht alle softwarebasiert sind – das Auftreten von Fehlalarmen verursachen. In diesem Artikel gehen wir der Frage nach, warum es zu Fehlalarmen kommt, wie diese minimiert werden können, und stellen Ihnen wichtige Techniken vor, mit denen Sie eine bessere Compliance-Abdeckung erreichen können.

In diesem Artikel:

Was sind False Positives beim Denied Party Screening?
Faktoren, die falsche Positivmeldungen beim Sanktionsscreening verursachen
Ansätze zum Umgang mit Falsch-Positiven
Wie wir sicherstellen, dass Sie das Beste aus Ihrer Lösung für das Sanktionsscreening herausholen
Warum müssen Sie sich mit False Positives befassen?

Was sind False Positives beim Denied Party Screening?

Im Zusammenhang mit dem Sanktionsscreening liegt ein falsches Positiv vor, wenn ein gescannter Rechtsträger zunächst eine positive Übereinstimmung mit einer verweigerten Partei aufweist, aber bei der anschließenden Untersuchung als unbedenklich eingestuft wird.

Verglichen mit der Allgemeinheit ist die Zahl der Personen/Einrichtungen, die sanktioniert oder auf einer Verbotsliste aufgeführt sind, nur ein kleiner Bruchteil, obwohl ihr Schadenspotenzial enorm ist. Das bedeutet, dass zur Erfüllung der Compliance-Verpflichtungen und zum Schutz des Unternehmens die gesamte Datenbank mit Kunden, Partnern, Lieferanten, Mitarbeitern und allen Kontakten, die mit dem Unternehmen in Verbindung stehen, mit diesen Sperrlisten abgeglichen werden muss, um sicherzustellen, dass keine verbotenen Geschäftsbeziehungen aufgebaut oder unterhalten werden. Da sich jedoch die Namen von Personen, Unternehmen und Orten ähneln, Aliasnamen gebräuchlich sind und es unterschiedliche kulturelle Namenskonventionen gibt, ist ein gewisses Maß an falsch-positiven Alarmen zu erwarten. Der Schlüssel liegt darin, eine gesunde Falsch-Positiv-Rate aufrechtzuerhalten, um ein effektives Screening-Verfahren für verweigerte Parteien aufrechtzuerhalten.

Abbildung 1. Herausforderungen für ein wirksames Sanktionsscreening wirken sich auf die Falsch-Positiv-Rate aus

Faktoren, die falsche Positivmeldungen beim Sanktionsscreening verursachen

Eine häufig gestellte Frage ist, warum falsch positive Ergebnisse auftreten und mit welchen Raten ich rechnen kann? Es gibt keine ideale Zahl, die jedes Unternehmen anstreben sollte, um die Falsch-Positiv-Rate zu senken. Einige Schätzungen gehen davon aus, dass mehr als 90% aller von einem Sanktionsscreening-System generierten Warnmeldungen falsch-positiv sind. Je nach Größe der zu überprüfenden Datenbank kann dies bedeuten, dass Tausende von fehlerhaften Ergebnissen zu untersuchen sind oder nur eine Handvoll, aber in jedem Fall handelt es sich um eine ressourcenaufwendige Tätigkeit, die dennoch eine strenge Prüfung erfordert. Die Häufigkeit der zahlreichen falsch-positiven Ergebnisse beim Screening von verweigerten Parteien hat verschiedene Ursachen, die wir im Folgenden erörtern werden.

Schlechte Datenqualität

Das Screening von abgelehnten Personen kann nur so effektiv sein wie die Informationen, die in das Screening-System eingespeist werden. Unvollständige Daten, Rechtschreib- und Tippfehler, fehlerhafte Datenerfassung und -organisation, inkonsistente Formatierungen und andere Datenfehler tragen wesentlich zum Auftreten von falsch-positiven Ergebnissen bei. Der Ausdruck Garbage In, Garbage Out, der vor vielen Jahrzehnten geprägt wurde, gilt auch heute noch. Man sollte meinen, dass mehr von uns schlauer sind. So können beispielsweise unzureichende oder unvollständige Kundendaten, bei denen nur der Name erfasst wurde, zu einer hohen Anzahl falsch positiver Ergebnisse führen, wenn eine eingeschränkte Partei einen ähnlichen Namen hat.

Ein einfaches Beispiel: Stellen Sie sich vor, wie viele Fehlalarme sich ergeben würden, wenn Sie eine Suche nur nach dem Vornamen Ihres Kunden durchführen würden. In einem realistischeren Szenario, in dem sowohl Vor- als auch Nachname angegeben werden, ist es ohne detaillierte Informationen wie Ort (Stadt, Bundesland, Land) schwer, zwischen dem rechtmäßigen Kunden und der bezeichneten Einrichtung zu unterscheiden. Das Fehlen von Unterscheidungsdaten verlängert auch den Zeit- und Arbeitsaufwand, den das für die Einhaltung der Vorschriften zuständige Personal für die Sichtung falscher Warnmeldungen benötigt.

Ineffiziente alte Screening-Systeme und manuelle Prozesse

Der zunehmende Umfang der Sanktionen, ihr globaler Geltungsbereich und die Geschwindigkeit, mit der sich die Listen der abgelehnten Parteien ändern, bedeuten, dass Altsysteme und manuelle Verfahren nicht in der Lage sind, die Dynamik der Sanktionsprüfung zu bewältigen. Zu den Einschränkungen, die zu überhöhten Falsch-Positiv-Raten führen, gehören lange Verarbeitungszeiten, unzureichende Suchalgorithmen, die Unfähigkeit, nicht-lateinische Schriftzeichen oder lokale Namensvariationen zu verarbeiten, keine Unterstützung für Echtzeitdaten, die Unfähigkeit, interne Datensätze durch zusätzliche Datenquellen zu ergänzen, mangelhafte Arbeitsabläufe, eingeschränkte Flexibilität bei der Anpassung an Veränderungen und vieles mehr.

Schwache Validierungsmethodik

Wie gut ist der Screening-Prozess auf das Risikoprofil Ihres Unternehmens abgestimmt? Diese Frage ist von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, die Eignung und Leistung der Lösung für Ihr Unternehmen zu bestimmen. Wenn Ihre derzeitige Screening-Lösung hohe Falsch-Positiv-Raten aufweist, ist dies ein Indikator für ein ineffizientes System. Während Legacy-Systeme in der Regel nicht über die richtigen Werkzeuge verfügen, um die Suche so abzustimmen, dass eine geeignete Konfiguration und Kontextualisierung der Suchfilter möglich ist, erfordert die richtige Kalibrierung von Suchfiltern menschliches Fingerspitzengefühl.

Zu beachtende Punkte:

Prüfen Sie die richtigen Listen? Unternehmen tun sich schwer mit der Auswahl der richtigen Listen für das Screening und verfolgen manchmal einen „Mehr ist besser“-Ansatz, der das Problem der falsch-positiven Ergebnisse nur verschärft. Wenn Sie zum Beispiel nicht mit Regierungsverträgen zu tun haben, warum sollten Sie eine GSA-Ausschlussliste prüfen?

Abbildung 2. Komplexität des Sanktionsscreenings: viele Sanktionsstellen, viele Listen, viele Änderungen

Sind Ihre Abgleichsalgorithmen und Richtlinien auf Ihre spezifischen Risiken abgestimmt? Wenn die Suchparameter zu weit gefasst sind, besteht die Gefahr, dass die Lösung für das Screening von verweigerten Parteien eine große Anzahl von falsch positiven Ergebnissen liefert. Wenn jedoch die Suchparameter so eng gefasst sind, dass keine falsch positiven Ergebnisse zurückgegeben werden, bedeutet dies, dass das System ungenau ist, da die Wahrscheinlichkeit hoch ist, dass tatsächlich verweigerte Parteien übersehen werden oder dass es sich um falsch negative Ergebnisse handelt.

Falsch-negative Ergebnisse deuten darauf hin, dass es keine Übereinstimmung mit einer benannten Partei gibt, obwohl dies tatsächlich der Fall ist. Die begrenzte Berichterstattung über falsch-negative Ergebnisse wirft manchmal die Frage auf, ob falsch-positive Ergebnisse schlimmer sind als falsch-negative. Kurze Antwort: Nein Während falsch-positive Ergebnisse lästig sind und stundenlange Ermittlungen überflüssig machen, sind falsch-negative Ergebnisse unvorstellbar gefährlich und können unkalkulierbare Schäden verursachen. Ein gut ausbalanciertes System sollte Falschmeldungen in einem gesunden, überschaubaren Rahmen produzieren. Diese Faktoren sind vielleicht nicht in jedem Unternehmen anzutreffen, aber es lohnt sich, sie zu beachten, um sie bei der Einführung eines wirksamen Systems zur Einhaltung der Vorschriften zu vermeiden.

Ansätze zum Umgang mit Falsch-Positiven

Können Sie falsch-positive Ergebnisse beim Sanktionsscreening vermeiden? Es ist zwar nicht möglich, Falschmeldungen vollständig zu eliminieren, ohne das Risiko einzugehen, dass echte Bedrohungen übersehen werden, aber es ist möglich, das erzeugte Volumen zu unterdrücken und zu kontrollieren. Im Kern geht es beim Denied Party Screening um die Verarbeitung verschiedener Datensätze und deren Abgleich mit der Sanktionsliste der Aufsichtsbehörden. Das bedeutet, dass ein effizientes und genaues Screening-System aus den Daten besteht, die in das System eingespeist werden, und aus dem Abgleichsalgorithmus, der zur Generierung der Ergebnisse verwendet wird. Das richtige Gleichgewicht zwischen der Datenverwaltung und dem Algorithmus für den Datenabgleich bzw. die Suche bestimmt die Rate der falsch-positiven Ergebnisse.

Abbildung 3. Vier Aspekte, die zu berücksichtigen sind, um das Auftreten und die Auswirkungen von Falschmeldungen zu minimieren

In diesem Abschnitt werden Techniken für ein ausgewogenes Screening-System erläutert und es wird definiert, wie eine effektive Software zum Screening von Drittanbietern echte Bedrohungen identifiziert, echte positive Ergebnisse liefert und die Zahl der Fehlalarme drastisch reduziert.

Hochwertige Daten verwenden
Implementierung solider Lösungen für die Überprüfung von Sanktionen
Effiziente Such-Tuning-Strategien anwenden
Investieren Sie in Ausbildung und Entwicklung

A. Hochwertige Daten verwenden

Man kann nicht überprüfen, was man nicht erfasst. Die Konsolidierung der Datenquellen aller Einheiten, die Teil des Unternehmensnetzwerks sind, ist ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Compliance-Programms. Die für das Sanktionsscreening herangezogenen Daten müssen aktuell, genau, vollständig und zugänglich sein. Unzureichende Daten tragen nicht nur zum Problem der falsch-positiven Ergebnisse bei, sondern, was noch schlimmer ist, erzeugen auch falsch-negative Ergebnisse.

Es gibt Beispiele für OFAC-Strafen, die gegen Unternehmen verhängt wurden, die es versäumt haben, Standortdaten zu erfassen und daher keine umfassende Prüfung durchführen konnten, was zu Transaktionen in sanktionierten Ländern führte. Wichtige Überlegungen, die bei der Vorbereitung von Daten für das Screening angestellt werden sollten:

i. Vollständigkeit der Daten: Haben Sie alle Parteien identifiziert, aus denen sich das Netzwerk Ihrer Organisation zusammensetzt? Verstehen Sie den Kontext der erfassten Informationen in Bezug auf die Überprüfung von Sanktionen, das Compliance-Risiko und die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen? Die zu überprüfenden Daten sollten auf ihre Vollständigkeit hin bewertet werden, um etwaige Lücken zu schließen. Wählen Sie Anbieter von Sanktionsprüfungen, die zusätzliche Informationen liefern können. Eine davon sind die Daten, die benötigt werden, um die OFAC-Fünfzig-Prozent-Regel zu erfüllen, da es keine Standardlisten gibt, die von der Behörde zur Verfügung gestellt werden, um sanktionierte Eigentumsverhältnisse aufzudecken.

ii. Struktur der Daten: Wie erfasst Ihre Datenbank die relevanten Informationen? Werden Ihre Datenquellen von Mitarbeitern oder von Kunden generiert? Untersuchen Sie Ihre Daten auf häufige Probleme und nehmen Sie Änderungen vor, um die Probleme zu beheben, das Datenformat zu deduplizieren und zu standardisieren, damit es konsistent ist. Da beispielsweise Namen die meisten Fehler verursachen, sollten Sie sicherstellen, dass kritische Datenfelder, wie Vor-, Nach- und Mittelnamen, korrekt kompiliert und zugeordnet werden. Führen Sie, wenn möglich, Regeln für die Datenüberprüfung an der Dateneingabequelle ein – erlauben Sie dem Benutzer/Bediener nicht, einen unvollständigen Kundendatensatz zu speichern.

iii. Datenkonsolidierung und Zugänglichkeit: Datensilos sollten aufgebrochen werden, damit die Beteiligten in Echtzeit auf die Daten zugreifen können und einen ganzheitlichen Überblick über die verfügbaren Informationen zu den zu überprüfenden Unternehmen erhalten.

To reduce the opportunity for false positives, it is best practice to build your sanctions screening on a foundation of structured data derived from a robust data management strategy that aligns with the guidelines shared above.

Wie Descartes Visual Compliance Ihr Datenmanagement für verlässliche Ergebnisse ergänzt

Im Rahmen des Onboarding-Prozesses für unsere Lösung für das Screening von verleugneten Teilen extrahieren wir eine repräsentative Stichprobe von Daten, die Sie zu screenen beabsichtigen, wobei wir die Quelle Ihrer Daten – strukturiert oder unstrukturiert – berücksichtigen, und lassen sie dann in einer kontrollierten Umgebung durch unsere Suchmaschine laufen, um zu sehen, wie hoch Ihre Trefferquoten sind und auf welche Sanktionslisten Sie stoßen. Die Datenquelle beeinflusst die Screening-Filter und die Abstimmungsstrategie, da strukturierte Daten eine höhere Integrität aufweisen, während unstrukturierte Datenquellen fehleranfällig sind (z. B. verwenden Kunden auf einer E-Commerce-Website in der Regel Nicknames). Das Implementierungsteam wird die benötigten Daten ganzheitlich betrachten und mit Ihnen zusammenarbeiten:

Sehen Sie sich unsere einheitliche Datenbank mit Sanktionslisten an und finden Sie die für Ihr Unternehmen benötigten Listen. Unsere Listen werden von einem globalen Team von Experten für Compliance-Inhalte mit langjähriger Erfahrung und fundiertem Wissen erstellt.
Stellen Sie sicher, dass Sie über die vollständigen Daten verfügen, um die für Ihr Unternehmen erforderliche Überprüfung zu unterstützen – neben den von den Behörden veröffentlichten Listen bieten wir Hunderte von ergänzenden Listen und nicht listenbasierten Anforderungen, wie z. B. negative oder negative Medienberichterstattung in Bezug auf Compliance und politisch exponierte Personen (PEP).

Abbildung 4. Die dynamische Natur der Sanktionsliste erfordert eine sofortige Aktualisierung der Denied Party Screening Lists
Hinweis: Da die Quellen für globale Sanktionslisten mit neuen Vorschriften, neuen Sanktionsbehörden und sich ständig ändernden Sanktionslisten ständig erweitert werden, wird die Descartes Denied Party Screening Software sofort aktualisiert

B. Implementierung solider Lösungen für die Überprüfung von Sanktionen

Eine gute Einhaltung der Vorschriften stellt viele systematische Herausforderungen beim Sanktionsscreening dar und bietet zwei Hauptvorteile: Verringerung der falsch-positiven Ergebnisse und Reduzierung der Kosten. Ohne die richtige Lösung oder den richtigen Prozess kann das Screening von abgelehnten Parteien extrem mühsam sein, was durch eine hohe Anzahl von Fehlalarmen noch verschlimmert wird. Dies führt zu einer Situation, in der überlastete Mitarbeiter, die für die Einhaltung der Vorschriften zuständig sind, Umgehungslösungen finden, wobei sie häufig erforderliche kritische Verfahren überspringen und Kontrollprozesse untergraben, was schwerwiegende Folgen hat.

Da die Bequemlichkeit einen großen Einfluss auf das Verhalten hat, ist eine Lösung für das Screening von verweigerten Parteien, die nur minimale Falschmeldungen liefert und die Arbeitsbelastung für die für die Einhaltung der Vorschriften zuständigen Mitarbeiter reduziert, eine Lösung, die mit der notwendigen Häufigkeit verwendet wird, um eine optimale Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, und nicht ein Instrument, das man vermeiden sollte. Worauf Sie bei Screening-Lösungen von Drittanbietern achten sollten, um Falschmeldungen zu minimieren:

i. Konfigurierbare Suchfilter: Die Plattform für das Sanktionsscreening sollte einfach zu konfigurieren und an das Risikoprofil Ihres Unternehmens anzupassen sein. Die derzeitige Komplexität der Compliance-Landschaft erfordert den Einsatz automatisierter Systeme mit hoher Bedienbarkeit, Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit. Die Lösung des Anbieters sollte in der Lage sein, schnell auf Anfragen nach Produktverbesserungen und zusätzlichen Funktionen zu reagieren, die Ihre Compliance-Funktion verbessern könnten.

ii. Konsolidierte und aktualisierte Sanktionslisten: Um die Effizienz zu verbessern und unnötige Fehlalarme durch redundante Listenprüfungen zu vermeiden, sollte die Lösung des Anbieters für das Screening von verweigerten Parteien über eine einheitliche Sanktionsliste verfügen, die ständig aktualisiert wird, um der dynamischen Natur der Listen verweigerter Parteien zu entsprechen.

iii. Detaillierte Prüf- und Validierungsverfahren: Um mit den sich schnell entwickelnden gesetzlichen Verpflichtungen Schritt halten zu können, muss die Screening-Lösung auf dem neuesten Stand sein. Häufige Tests liefern die notwendigen Leistungseinblicke, die Unternehmen benötigen, um ihre Compliance-Funktion zu bewerten. Die Lösung sollte robuste und multivariate Tests mit überprüfbaren Berichten unterstützen.

Wie die Denied Party Screening Software von Descartes False Positives minimiert

Unser firmeneigenes Sanktionsscreening-System basiert auf einer innovativen Technologie, die in der Lage ist, detaillierte Datenstrukturen und Granularität sowie umfassende und komplexe Suchmaschinenkonfigurationen zu unterstützen, um den Screening-Prozess kontinuierlich zu bewerten und zu verbessern. Automatisierte Screening-Tools und Dynamic Screening halten sich mit den ständigen Änderungen von Vorschriften und Sanktionslisten auf dem Laufenden und nutzen fortschrittliche Techniken, um riesige Mengen an Informationen für eine bessere Abdeckung der Compliance und eine Verfeinerung der Suche zu nutzen, die Fehlalarme minimiert. Nahtlose Integration in bestehende Geschäftsprozesse und Plattformen, wie z. B. Salesforce CRM, bietet intelligente Arbeitsabläufe, die die Überprüfung von Warnmeldungen beschleunigen und den für die Einhaltung der Vorschriften zuständigen Mitarbeitern die dringend benötigte Zeit für übergeordnete Aufgaben zurückgeben.

Abbildung 5. Schlüsselelemente einer robusten Software zur Überprüfung von verweigerten Parteien

C. Effiziente Such-Tuning-Strategien anwenden

Was ist Suchtuning? Bei der Überprüfung von verweigerten Parteien ist die Suchabstimmung die Kunst, die Suchparameter unter Berücksichtigung der Art der zu überprüfenden Daten so anzupassen, dass zuverlässige Ergebnisse erzielt werden, die Fehlalarme minimieren und die Verwaltungsfähigkeiten der für die Einhaltung der Vorschriften zuständigen Mitarbeiter verbessern.

Die symbolischste Darstellung dafür ist eine Wippe, bei der auf der einen Seite die Falschmeldungen und auf der anderen Seite die Suchparameter stehen. Wenn Sie Ihre Suchparameter zu weit gefasst oder zu leicht gewählt haben, steigt die Zahl der Falschmeldungen. Wenn Sie Ihre Suchparameter jedoch weiter einschränken, z. B. indem Sie nur exakte Namensübereinstimmungen zulassen, sinkt die Zahl der Falschmeldungen, Sie gehen jedoch das Risiko ein, echte Ablehnungen oder Falschmeldungen zu übersehen.

Das ist also die Entscheidung, die Sie treffen müssen: Wie können Sie die Suche nach verweigerten Parteien verfeinern und die Zahl der Falschmeldungen reduzieren, ohne dass die Wahrscheinlichkeit einer Namensübereinstimmung zu groß wird, um eine echte verweigerte Partei zu finden, ohne zu viel unnötige Überprüfungsarbeit zu verursachen? Der beste Ansatz für die Suchoptimierung beruht auf einer guten Technologie und einem guten Verständnis der Auswirkungen von Suchfiltern sowie einem guten Verständnis Ihrer Quelldaten.

Abbildung 6. Suchfilter bändigen die Herausforderungen des Denied Party Screening und kontrollieren das Auftreten von False Positives

Es gibt viele Faktoren, die bei der Entscheidung über die Suchoptimierung zu berücksichtigen sind. Wir gehen im Folgenden auf einige Schlüsselbereiche ein:

i. Wie breit ist ein zu breiter Suchbegriff: Wenn Suchkategorien lose Kriterien haben, die eine große Anzahl von Beinahe-Treffern ergeben, gibt es viele Gelegenheiten für falsch positive Fehler, was zu unnötiger Zeit für die Überprüfung führt. Es gibt verschiedene Grade von Fuzzy-Logik, die auf die Suche nach einer Sanktionsliste angewandt werden können, um die Chancen zu erhöhen, eine verweigerte Partei zu erwischen. Bei der Entscheidung darüber, wie weit oder wie eng Sie diese Regeln anwenden wollen, müssen Sie sich die Frage stellen, bei wie vielen Buchstaben ich mich irren kann, bevor ich mit dem Abgleich beginne? Die Antwort auf diese Frage geht zurück auf die Frage nach der „Qualität Ihrer Daten“ und nach einer Überprüfung der Daten, welche häufigen Fehler oder Rechtschreibabweichungen Ihnen aufgefallen sind. Wenn Sie z. B. nach dem Wort „THEIR“ suchen, können Sie Ihre Suchparameter so einstellen, dass nur ein Buchstabe falsch ist, oder Sie können die Suche auf zwei Buchstaben erweitern, so dass Sie Versionen finden, die mit einem „ER“ und nicht mit einem „IR“ geschrieben sind, und Sie können den Bereich auf verschiedene Variationen ausweiten und mehr Zeichen haben, die falsch sind, um den gewünschten Namen zu finden. Auch hier gilt: Je breiter Sie vorgehen, desto größer ist die Gefahr von Fehlalarmen.

ii. Wann werden verschiedene Suchfilter verwendet: Die Quelle oder die Art Ihrer Daten beeinflusst die Techniken, die Sie bei der Abstimmung Ihrer Suche verwenden müssen. In einigen Fällen ist es hilfreich, eine Thesaurus-Suche durchzuführen, um Ähnlichkeiten zu erkennen, z. B. ist Steve das Äquivalent von Steven oder Stephen, aber wenn Sie strukturierte Daten mit Unternehmensnamen aus Bestellungen oder Verträgen überprüfen, sind diese in der Regel sehr genau, und eine Thesaurus-Suche könnte keinen Nutzen bringen, weil Sie damit nur neue Quellen für falsch-positive Ergebnisse einführen würden.

iii. Welche Lärmwörter zu beseitigen sind: Dies sind allgemeine, nicht eindeutige Identifikatoren, die Sie als Teil der Ursachen für Falschmeldungen ignorieren wollen. Bei den Rauschwörtern könnte es sich um geschäftliche Standardbegriffe wie „Unternehmen“ und „Aktiengesellschaft“ oder „Herr“ und „Frau“ handeln. Je nachdem, was Sie durchsuchen und in welcher Branche Sie tätig sind, sollten Sie eine Liste von Rauschwörtern erstellen, die Ihren Suchanfragen keine besonderen Eigenschaften verleihen.

iv. Sind Zulassen-Listen ideal für Sie: Die Erlaubnisliste ist eine nützliche, ressourcensparende Funktion, mit der Entitäten von den Regeln einer Sanktionssuche ausgenommen werden können. Wenn also immer wieder dieselben Namen in falsch-positiven Ergebnissen auftauchen, können Sie diesen Namen vorab prüfen und ihn in eine Erlaubnisliste aufnehmen, um die Suche zu umgehen und zu verhindern, dass er falsch-positive Ergebnisse erzeugt. Dieser Filter sollte mit Vorsicht verwendet werden, da er falsch-negative Ergebnisse erzeugen kann, wenn der Status der zuvor überprüften Entität in einer Sanktionsliste geändert wird, sich aber nicht in der Liste der zugelassenen Entitäten widerspiegelt. Um diesem Risiko zu begegnen, sollte ein geeignetes Verfahren vorhanden sein.

Abbildung 7. Wie „Allow Lists“ funktionieren, um das Auftreten von False Positives in Descartes‘ Denied Party Screening-Lösung zu reduzieren

Andererseits können Sie, wenn Ihnen bestimmte Aktivitäten wichtig sind, auch das Gegenteil tun, indem Sie eine Liste mit „heißen“ Wörtern erstellen. Sie können bestimmte Wörter so konfigurieren, dass ein Alarm ausgelöst wird, wenn sie irgendwo im Datensatz der zu überprüfenden Entität gefunden werden. Ein gängiger Anwendungsfall ist das Wort „nuklear“, bei dem Sie entscheiden können, dass ein Alarm ausgelöst werden soll, wenn der Name einer Entität „nuklear“ enthält, um ihn näher zu untersuchen.

Wie Descartes Denied Party Screening Software die Suchabstimmung unterstützt und die Falsch-Positiv-Rate minimiert

Bei Descartes haben wir einen Suchabstimmungsalgorithmus entwickelt, der eine ganze Reihe von Suchabstimmungsfunktionen und -überprüfungen enthält, die Ihnen helfen, den Suchalgorithmus so abzustimmen, dass weniger Fehlalarme entstehen. Unsere Suchmaschine ist konfigurierbar und kann von Ihnen gewartet werden. Wir arbeiten mit Ihnen an einer geeigneten Suchstrategie, die Ihren Due-Diligence-Anforderungen entspricht. Es handelt sich nicht um eine Einheitslösung, sondern wir konfigurieren sie so, dass sie Ihren Anforderungen entspricht, wobei wir berücksichtigen, dass sich Ihre Anforderungen von Abteilung zu Abteilung oder zwischen verschiedenen Datenquellen ändern können

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Daten, Segmentierung, Analytik und Suchalgorithmen für bessere Screening-Ergebnisse nutzen können. So werden beispielsweise Funktionen wie unsere MOTR-Suche (Multi Oriented Text Recognition) in unserer Screening-Software für verweigerte Parteien verwendet, um eine bessere Suchabdeckung bei den gescreenten Namen zu erzielen. Bei der MOTR-Suche wird der Name der gesuchten Entität in zwei Wortpaare zerlegt und dann durch das System geleitet, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Bei einem Namen wie Constanzo Systems Logistics führt die MOTR-Suchfunktion eine Reihe von iterativen Änderungen an dem Namen durch, so dass wir drei neue Wortpaare erhalten – ‚Constanzo Systems‘, ‚Constanzo Logistics‘ und ‚Systems Logistics‘. Die ersten beiden Paare können uns bessere wahr-positive Ergebnisse liefern, aber das letzte Paar, „Systemlogistik“, das aus generischen Wörtern besteht, kann eine hohe Anzahl von falsch-positiven Ergebnissen erzeugen, weshalb wir es in eine Rauschliste aufnehmen können, damit das System nicht aussortiert. Dies sind einige der Möglichkeiten, die der Benutzer im System konfigurieren kann, um eine bessere Kontrolle über seine falsch-positiven Ergebnisse zu erhalten.

Unsere Software für das Screening von verweigerten Parteien verfügt über umfangreiche Testfunktionen, und wir führen gemeinsam mit Ihnen regelmäßige Suchabstimmungen durch, bei denen wir die wichtigsten Kennzahlen überprüfen, um festzustellen, wie wir uns verbessern können, und um Sie bei der kontinuierlichen Einhaltung der Vorschriften zu unterstützen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise geografisch expandiert oder neue Produkte auf den Markt bringt, können Sie proaktiv auf Veränderungen in der Rate der Warnmeldungen achten, um festzustellen, ob in dieser Phase eine Neueinstellung erforderlich ist.

Abbildung 8. Verringerung der Falsch-Positiv-Raten durch Anwendung geeigneter Suchfilter zur Klärung von Datenqualitätsproblemen

D. Investieren Sie in Ausbildung und Entwicklung

Häufig übersehen und unterbewertet wird die menschliche Komponente bei der Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften, insbesondere wenn bereits fortschrittliche Instrumente eingesetzt werden. Aber wie das Sprichwort sagt, ist ein Werkzeug nur so gut wie unsere Fähigkeit, es effektiv zu nutzen. Unzureichend oder schlecht ausgebildetes Personal verfügt möglicherweise weder über das nötige Wissen, um eine auf Ihr Risikoprofil abgestimmte Tuning-Strategie zu entwickeln, noch über die Fähigkeiten, die Compliance-Technologie zu nutzen.

Darüber hinaus sollte die Schulung nicht nur auf das Kernteam für die Einhaltung der Vorschriften beschränkt sein, da die Aufrechterhaltung einer optimalen Compliance-Stellung eine unternehmensweite Anstrengung ist. Es gibt reale Szenarien, in denen eine schlechte Compliance-Kultur den Erfolg von Compliance-Bemühungen vereitelt und zu erheblichen Strafen geführt hat. Jeder Mitarbeiter, der mit Kunden, Interessenten, Verkäufern, Lieferanten und Dritten zu tun hat, muss die Compliance-Richtlinien und -Verfahren kennen und idealerweise als erste Verteidigungslinie fungieren.

Durch die Integration von Screening-Technologien von Drittanbietern in ERP- und CRM-Plattformen erhalten der Vertrieb, die Personalabteilung, die Logistik, die Beschaffung und alle nach außen gerichteten Abteilungen Zugang zu rationalisierten Screening-Prozessen, automatisierten Workflows und präzisen Berichten, während gleichzeitig fragmentierte Screening-Prozesse und doppelter Aufwand vermieden werden. Ein Anbieter von Sanktionsüberprüfungen sollte insbesondere für das Betriebspersonal, das nicht zu den Hauptverantwortlichen für die Einhaltung der Vorschriften gehört, angemessene Schulungen und Anleitungen anbieten.

Wie wir sicherstellen, dass Sie das Beste aus Ihrer Lösung für das Sanktionsscreening herausholen

Bei Descartes ist die Ausbildung keine einmalige Sache, sondern wir bieten sie auf unbegrenzter Basis mit Ihrem Abonnement an. Vom Einführungsprozess an und während der gesamten Nutzung unserer Software für das Screening von Drittanbietern bietet unser erfahrenes Kundenerfolgsteam Schulungen und Unterstützung beim Aufbau von Kapazitäten. Sie werden mit Ihnen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Sie das System optimal nutzen, indem sie ein Verständnis für Ihr spezifisches Geschäft entwickeln und Sie bei der Abstimmung der Lösung für das Screening von Drittanbietern leiten, damit sie auf Ihre geschäftlichen Anforderungen abgestimmt ist. Ein Überblick über die Unterstützung, die sie bieten:

Wir helfen Ihnen zu verstehen, was die verschiedenen Suchfilter bewirken, und zu entscheiden, wann Sie sie verwenden sollten und wann es effizienter wäre, sie auszuschalten
Sie ermitteln die richtigen Sanktionslisten und stellen sicher, dass Sie nicht gegen irrelevante Listen vorgehen, validieren die Quellen Ihrer Daten,
Kontinuierliche Verbesserung der Ausbildung

Abbildung 9. Das Bewusstsein für das Sanktionsrisiko und die Fähigkeit zur Durchführung von Sorgfaltsprüfungen ist eine unternehmensweite Aufgabe
Um eine optimale Einhaltung der Vorschriften zu erreichen, müssen alle an einem Strang ziehen. Descartes bietet kostenlose Schulungen für alle funktionalen Abteilungen eines Unternehmens mit inhärenten Risiken für die Einhaltung von Vorschriften und für Dritte.

Wir werden die Funktionen und Möglichkeiten unserer Software für das Screening von verweigerten Parteien weiter ausbauen, um den sich ständig weiterentwickelnden Anforderungen an das Screening von Sanktionslisten gerecht zu werden, und wir werden mit Ihnen auf dem Weg zu einer optimalen Einhaltung der Vorschriften zusammenarbeiten.

Warum müssen Sie sich mit False Positives befassen?

Bei der Überprüfung von verweigerten Parteien können Lücken bei der ordnungsgemäßen Identifizierung von sanktionierten Parteien sehr unangenehm auffallen. Um diesen Punkt zu unterstreichen, zahlen Unternehmen einen hohen Preis für die Einhaltung der Vorschriften und für ihren Ruf. Abgesehen davon, dass man sich in einem teuren juristischen Sumpf wiederfindet, kann dieser Preis in Form von Einnahmeverlusten, Produktivitätsunterbrechungen, negativer Presseberichterstattung aufgrund von Sanktionsverstößen und den sozialen Auswirkungen auf den Markenwert, die zu einem Einbruch der Aktienkurse führen können, sowie in Form von Geldbußen und Strafen zustande kommen. Kundenzufriedenheit, Verkaufsgeschwindigkeit, Auftragsbearbeitung, Personaleinarbeitung und die Fähigkeit, schnell geschäftliche Entscheidungen zu treffen, sind allesamt gefährdet, wenn das Screening-Verfahren für abgelehnte Parteien durch zu viele falsch-positive Ergebnisse überhand nimmt. Um die Auswirkungen zusammenzufassen:

Falsche Positivmeldungen erhöhen die Kosten für die Einhaltung der Vorschriften
Falsche Positivmeldungen kosten Ressourcen
False Positives können echte Bedrohungen verschleiern
Falsche Positivmeldungen verursachen versteckte Kosten
Falsch positive Ergebnisse führen zu Burnout und Unproduktivität

Sind Sie bereit, Ihre False Positives in den Griff zu bekommen und Ihren Denied Party Screening-Prozess zu optimieren?

Insgesamt mögen die Suchabstimmungsprozesse und die Ansätze zur Minimierung von Fehlalarmen zunächst kompliziert klingen, aber mit dem Descartes Denied Party Screening steht Ihnen unser Kundenerfolgsteam jederzeit zur Seite, um Sie bei diesen Entscheidungen zu unterstützen. Dank ihrer umfassenden Branchenkenntnisse führen sie Sie durch die nächsten Schritte und geben Ihnen die Werkzeuge und das Verständnis an die Hand, das Sie für die Verfeinerung Ihrer Suchvorgänge benötigen, um die Falsch-Positiv-Rate zu senken.

Nutzen Sie die Descartes-Lösung für das Screening von verweigerten Parteien, um das Problem der falsch-positiven Ergebnisse beim Screening mit erhöhter Effizienz, Genauigkeit und Kosteneinsparungen automatisch zu bekämpfen. Die Kombination aus unserer intelligenten Screening-Technologie und unserem Team aus erfahrenen Fachleuten wird mit Ihnen zusammenarbeiten, um die effektivste Screening-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Demo anfordern.

Aber nehmen Sie uns nicht beim Wort: Sehen Sie, was Nutzer über unsere Lösungen für das Screening von abgelehnten Bewerbern sagen. Weitere Informationen einschließlich einer Demo und einer Testversion finden Sie unter Kontaktieren Sie uns. Hier erfahren Sie, wie die Preisgestaltung für Screening-Lösungen von Drittanbietern funktioniert.

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