Pourquoi Salesforce est une solution CRM axée sur la conformité

Aujourd’hui, les entreprises sont tenues de s’assurer que chaque client, partenaire et fournisseur avec lequel elles travaillent respecte les normes réglementaires internationales.

Par exemple, chaque fois que l’équipe commerciale conclut une transaction, elle doit vérifier si la personne ou l’organisation figure sur les listes mondiales de sanctions, de restrictions ou de parties interdites.

Cependant, face au durcissement des réglementations commerciales mondiales, les services commerciaux, marketing et autres services en contact avec la clientèle doivent aller au-delà de la simple maximisation des objectifs commerciaux et s’attacher à identifier activement les signaux d’alerte et les risques potentiels tout au long du cycle de vie des transactions. Le simple fait de figurer sur la liste des parties interdites ne suffit pas. Une conformité commerciale rigoureuse va plus loin et consiste à déterminer :

Ces contrôles constituent le fondement de la conformité commerciale dans le domaine des ventes, où la croissance doit être conciliée avec les obligations légales. Cependant, de nombreuses équipes s’appuient encore sur des processus fragmentés de vérification des entités interdites et soumises à des restrictions, ce qui ralentit les ventes et engendre des lacunes en matière de conformité.

En conséquence, les grandes entreprises intègrent désormais la conformité commerciale en amont, au sein de leur plateforme de gestion de la relation client (CRM). C’est pourquoi Salesforce, en tant que CRM dédié à la conformité, est devenu incontournable, non seulement pour la gestion des relations, mais aussi pour la gestion des risques, le filtrage des sanctions internationales et le respect des obligations réglementaires au sein des processus de vente.

Pourquoi le respect des sanctions est-il important dans les workflows Salesforce ?

La conformité en matière de commerce et de sanctions constitue désormais une exigence opérationnelle de premier plan qui a un impact direct sur la manière dont les entreprises génèrent leurs revenus. Pour les utilisateurs de Salesforce, cette évolution revêt une importance particulière, car c’est souvent au niveau des systèmes d’entreprise, tels que les plateformes CRM et ERP (Enterprise Resource Planning), que le risque lié aux parties interdites fait son apparition au sein de l’organisation.

Chaque nouvelle piste, chaque nouveau compte ou chaque nouveau contact créé dans Salesforce représente un risque potentiel en matière de conformité. Qu’il s’agisse d’un nouveau prospect issu d’un marché international, d’un partenaire ajouté à une opportunité ou d’un interlocuteur chargé des expéditions opérant dans des juridictions à haut risque et lié à une transaction, ces enregistrements peuvent entraîner des risques liés aux sanctions, aux entités soumises à des restrictions ou au contrôle des exportations dès les premières étapes du processus de vente.

Et comme Salesforce est utilisé par plusieurs services, ces données circulent rapidement d’une équipe à l’autre, ce qui répartit le risque. Les conséquences de ne pas détecter les premiers signes de risque peuvent être considérables. Le non-respect des sanctions ou des réglementations en matière d’exportation peut entraîner de lourdes sanctions financières, des audits réglementaires, des mesures coercitives, une perte de confiance envers la marque, voire le blocage des ventes à l’international. Dans un cas récent, une entreprise américaine de fintech s’est vu infliger une amende de 3,1 millions de dollars pour le simple fait d’avoir fourni une assistance client à des utilisateurs situés dans une juridiction soumise à des sanctions.

Le service commercial transfère les comptes vers les pipelines. Le service marketing alimente le système en volume. Le service opérationnel transforme ces enregistrements en transactions concrètes. Sans filtrage intégré, ces transferts s’effectuent sans contrôles cohérents, sans traçabilité et sans mécanisme permettant de réévaluer le risque ultérieurement. Cette évolution se reflète dans la manière dont les organisations utilisent concrètement la plateforme au quotidien. Comme l’a expliqué un responsable technologique : « Nous utilisons Salesforce non seulement comme un CRM, mais aussi comme une plateforme opérationnelle. »

Les entreprises avant-gardistes cherchent sans cesse des moyens de renforcer leurs mesures de conformité, et le fait d’y parvenir sans perturber les processus de travail habituels peut apporter des avantages considérables à l’organisation.

Vidéo n° 1 : Conformité aux sanctions dans Salesforce : présentation du filtrage intégré des parties interdites et de la gestion des risques

Tirer parti de l’automatisation dans le processus de sélection des prospects sur Salesforce

Il existe de solides arguments en faveur de l’intégration de la vérification des sanctions internationales, des entités soumises à des restrictions et des entités interdites dans votre plateforme CRM ou ERP. Outre le fait de faciliter la collaboration entre plusieurs équipes sur les activités de conformité commerciale, vous pouvez tirer parti de l’automatisation pour réduire un processus manuel qui, sans cela, prendrait beaucoup de temps, et améliorer la précision. Comme l’a fait remarquer une équipe lors d’une récente évaluation de conformité, elle effectuait déjà ces vérifications, mais « manuellement… et devait passer à la vitesse supérieure et tenir des registres plus rigoureux ».

Il est bien connu que les manquements à la conformité peuvent survenir non seulement au sein des services, mais également lors des processus opérationnels inter-services. Qu’un problème potentiel apparaisse au sein du service commercial et marketing ou au sein des ressources humaines, il est plus important que jamais de disposer d’une approche centralisée, axée sur la collaboration, pour garantir la conformité.

Le fait de devoir recouper manuellement les prospects actuels avec les listes de sanctions est également une tâche chronophage, en particulier au sein de l’équipe commerciale, où l’on traite un volume important de contacts et de prospects. C’est précisément cette approche traditionnelle, plus lente, qui explique pourquoi certains responsables critiquent les processus de conformité, car ceux-ci sont réputés pour ralentir les transactions commerciales et les prises de décision.

L’automatisation permet désormais de réduire le travail manuel afin de garantir une vérification de conformité plus rapide et plus exhaustive. Mieux encore, elle peut être intégrée à une plateforme CRM telle que Salesforce pour offrir une expérience fluide. Au lieu de constituer une étape distincte, elle s’intègre directement au flux de travail lui-même : elle se déclenche lorsqu’un prospect est créé, lorsque les données d’un compte sont modifiées ou lorsqu’une transaction progresse. Cela élimine le recours aux vérifications manuelles et garantit que le contrôle de conformité s’effectue de manière cohérente, quelle que soit l’équipe impliquée.

Cela permet également d’aligner la conformité sur la manière dont Salesforce est réellement utilisé. Les équipes commerciales, marketing et opérationnelles peuvent continuer à agir rapidement, tandis que les contrôles s’effectuent en arrière-plan, ce qui réduit les risques sans créer de freins. L’objectif est de veiller à ce que la conformité suive le rythme auquel les décisions sont déjà prises.

Image 1 : Processus de vérification des sanctions internationales dans Salesforce

Associer Salesforce et Descartes pour un filtrage complet

La gestion d’un incident peut coûter en moyenne jusqu’à un million de dollars à une entreprise ; il est donc toujours préférable d’éviter que ces problèmes ne surviennent.

Salesforce Screening associe les fonctionnalités de la plateforme de gestion de la relation client (CRM) Salesforce aux fonctions de vérification des sanctions, des entités soumises à des restrictions et des entités interdites de Descartes. Il en résulte un outil puissant permettant d’accélérer le cycle de vente tout en réduisant les risques liés à la conformité.

Grâce à son caractère automatisé, cet outil vous permet de rester à jour en matière d’audits réglementaires, car il génère une trace numérique facilitant l’établissement des rapports de conformité. De cette manière, vous travaillez également toujours avec la version la plus récente de la liste des sanctions. Le filtrage automatisé avertit immédiatement les commerciaux dès qu’un prospect figure sur la liste de surveillance officielle.

Consultez notre livre blanc pour obtenir des informations plus détaillées sur la mise en œuvre d’un filtrage efficace et complet des parties interdites au sein du CRM Salesforce, ou rendez-vous sur notre centre de ressources dédié au filtrage dans Salesforce.

Bonnes pratiques pour l’utilisation de Salesforce en tant que CRM dédié à la conformité

1. Automatiser le filtrage des entités soumises à des restrictions dès la saisie des données

Les programmes de conformité les plus efficaces procèdent à la vérification des dossiers dès leur saisie dans le CRM, et non plusieurs jours plus tard, lors de l’examen des commandes.

Déclencheurs recommandés

Effectuer un filtrage automatique lorsque :

Un processus de sélection rigoureux dans Salesforce vérifie automatiquement tous ces éléments.

2. Vérifier à la fois les comptes et les contacts

De nombreuses organisations se contentent de vérifier les comptes de leurs clients. Cela engendre des risques. Les contacts individuels peuvent :

Un CRM dédié à la conformité commerciale devrait considérer les contacts comme des entités pertinentes en matière de conformité, et non pas simplement comme des enregistrements de communication.

3. Commencez par un bilan de conformité ou un dépistage groupé

De nombreuses organisations se lancent dans l’automatisation après avoir géré leurs dossiers de manière non structurée pendant des années. Avant de mettre en place une automatisation en temps réel :

4. Intégrez la conformité dans les workflows de Salesforce

L’un des principaux enseignements tirés par les équipes chargées d’évaluer les solutions intégrées de vérification des sanctions est que les utilisateurs ne souhaitent pas quitter Salesforce pour effectuer manuellement ces vérifications. Ces frictions entraînent des retards, des omissions dans les vérifications, des processus incohérents et une faible traçabilité. Un CRM axé sur la conformité devrait :

5. Recourir au filtrage continu (filtrage dynamique)

La situation en matière de conformité évolue constamment. Une entreprise qui avait satisfait au contrôle des sanctions il y a six mois peut désormais figurer sur les listes de l’OFAC, les listes d’entités du BIS, les listes de sanctions de l’UE, les listes de sanctions du Royaume-Uni, ainsi que dans les bases de données relatives aux risques liés à la propriété. C’est pourquoi un contrôle ponctuel ne suffit pas. Contrôle continu des sanctions dans Salesforce. Suivi de la conformité dans Salesforce

6. Mettre en place des pistes d’audit centralisées

L’un des principaux risques cachés liés au contrôle manuel de la conformité réside dans l’absence de preuves. Si les autorités de régulation vous demandent :

… de nombreuses entreprises ne peuvent pas y répondre avec certitude.

Fonctionnalités recommandées en matière de conformité des systèmes CRM

Votre workflow de vérification dans Salesforce doit permettre de suivre les alertes de revérification, d’enregistrer tous les événements liés à la vérification, de consigner les décisions des vérificateurs, de consigner les horodatages et de conserver l’historique des escalades.

7. Adapter les règles de filtrage aux processus métier

Les plateformes CRM dédiées à la conformité doivent s’adapter aux processus métier, et non imposer aux entreprises des processus rigides. Toutes les organisations n’ont pas besoin de la même logique de filtrage. Certaines entreprises :

Cette flexibilité est importante, car la conformité doit soutenir les activités de l’entreprise, et non les entraver inutilement.

8. Choisissez un prestataire de services de conformité qui favorise l’adoption et la croissance

Lorsque vous évaluez des fournisseurs tels que Descartes, privilégiez ceux qui investissent dans la formation continue,dans des ressources documentaires accessibles etdans l’innovation produit permanente: cela permet non seulement d’améliorer l’adoption par les utilisateurs, mais aussi de garantir que votre équipe puisse s’adapter à l’évolution des exigences de conformité sans alourdir les processus.

Développez votre activité en toute sécurité grâce à la solution de vérification d’identité intégrée à Salesforce de Descartes

Afin de vous aider à gérer plus efficacement les risques liés à la conformité, Descartes propose une gamme de solutions de filtrage des entités interdites et de gestion des risques liés aux tiers, notamment une intégration avec Salesforce.

Les solutions de Descartes Visual Compliance sont flexibles et modulaires, ce qui permet aux organisations de choisir les fonctionnalités et le contenu spécifiques et exacts dont elles ont besoin pour répondre à leurs besoins particuliers en matière de conformité et de les développer ultérieurement en fonction des besoins.

En recourant à nos solutions performantes, les entreprises peuvent renforcer leurs processus de conformité, consolider leur avantage concurrentiel et accélérer leur chiffre d’affaires.

Souhaitez-vous en savoir plus sur la manière dont Descartes peut optimiser votre déploiement Salesforce ? Contactez-nous dès aujourd’hui pour commencer. Découvrez également ce que nos clients disent de notre gamme de solutions de filtrage des entités interdites sur G2, un site web indépendant dédié aux avis sur les logiciels d’entreprise.

Vous pouvez également lire ceci guide de l’acheteur essentiel pour le contrôle des parties non autorisées pour vous aider à sélectionner une solution qui répond à vos besoins.

Foire aux questions

Qu’entend-on par « conformité aux réglementations en matière d’exportation ou de sanctions » dans Salesforce ?

Dans Salesforce, la conformité en matière d’exportation ou de sanctions désigne les processus, les contrôles et les intégrations utilisés au sein du CRM afin de garantir que les interactions avec les clients, les transactions commerciales et le traitement des données respectent les réglementations commerciales internationales et les lois relatives aux sanctions (telles que celles de l’OFAC américain, les sanctions de l’UE ou les lois sur le contrôle des exportations). Ceci est rendu possible grâce à l’intégration de Salesforce à des outils de conformité tels que Descartes. L’intégration de Descartes Visual Compliance à Salesforce permet notamment :

• Filtrage automatisé des prospects, contacts, comptes et opportunités figurant sur les listes de parties exclues, à l’aide du contenu de conformité internationale de Descartes
• Prise de décision en temps réel : les enregistrements sont signalés, bloqués ou validés sans intervention manuelle
• Un filtrage continu à mesure que les listes de surveillance gouvernementales (OFAC, BIS, UE, ONU, etc.) et les informations relatives aux clients sont mises à jour
• Veiller à l’application des politiques visant à garantir que les produits ou technologies soumis à contrôle ne soient pas vendus sans autorisation appropriée
• Des dossiers de conformité prêts pour un audit, stockés directement dans Salesforce

Au lieu de s’appuyer sur des contrôles externes, la conformité s’intègre de plein droit au processus de vente, grâce au moteur de données et de filtrage de Descartes.

Qu’est-ce qu’un CRM de conformité ?

Un CRM de conformité associe la gestion de la relation client à des processus automatisés de conformité, tels que le filtrage des sanctions, les pistes d’audit, la surveillance des risques, la diligence raisonnable et les déclarations réglementaires.

Qu’est-ce que la sélection des commerciaux et comment cela fonctionne-t-il ?

La vérification dans Salesforce désigne le processus automatisé consistant à vérifier les clients, les prospects, les fournisseurs et les partenaires par rapport à :

• Listes de sanctions internationales (OFAC, ONU, UE, etc.)
• Listes des parties refusées et soumises à des restrictions
• Bases de données sur les personnes politiquement exposées (PPE)
• Classifications en matière de contrôle des exportations (ECCN, ITAR)

Cela transforme Salesforce en un CRM dédié à la conformité et à la gestion des risques, et non plus en une simple base de données commerciale.

Comment la solution Descartes Salesforce Screening garantit-elle la conformité dans le domaine commercial ?

La solution « Descartes Global Sanctions Screening » garantit la conformité dans Salesforce grâce à un filtrage automatisé, à des contrôles des flux de travail et à une prise de décision fondée sur les risques. Les prospects, les contacts et les comptes sont automatiquement filtrés lors de leur création ou de leur mise à jour, et les opportunités peuvent être filtrées avant d’avancer dans le processus ou d’être clôturées.

Les commerciaux reçoivent des alertes immédiates lorsqu’un enregistrement présente une correspondance potentielle. Les entreprises peuvent configurer des règles pour :

• Bloquer la progression des opportunités
• Empêcher la création d’un devis ou d’une commande
• Exiger un contrôle de conformité

Cette approche permet aux entreprises d’intégrer la conformité sans ralentir les ventes, tout en continuant à appliquer des contrôles réglementaires stricts. Elle évite également de perdre du temps sur des transactions qui n’auraient jamais dû être menées à bien.

La solution d’intégration Descartes-Salesforce prend-elle en charge la conformité à l’ITAR et les contrôles à l’exportation ?

Oui. Pour les entreprises qui commercialisent des biens ou des technologies soumis à des contrôles, les fonctionnalités de conformité ITAR de Descartes Salesforce permettent :

• Contrôle de conformité aux règles ITAR lors de la qualification des fournisseurs
• Contrôles relatifs au contrôle des exportations liés aux données sur les produits
• Validation de la classification ECCN dans les opportunités
• Restrictions liées au pays au sein des flux de travail
• Examens des exportations présumées dans le cadre des collaborations entre partenaires

Pourquoi utiliser Salesforce pour la conformité commerciale et la gestion des risques ?

Salesforce propose une plateforme centralisée et automatisée qui intègre les processus commerciaux aux contrôles de conformité, ce qui permet de réduire les risques sans freiner la croissance.

Le filtrage des sanctions et des listes de parties soumises à des restrictions ou interdites vous évite de faire accidentellement affaire avec une entité sanctionnée, ce qui pourrait constituer un problème de conformité réglementaire.

Et comme ce type d’infractions peut se produire à tout moment au sein de n’importe quel service en contact avec l’extérieur, le contrôle doit être intégré au flux de travail global de l’entreprise et ne pas être simplement confié à une équipe de conformité distincte. De cette manière, vous pouvez :

• Réduire les risques commerciaux liés à la collaboration avec des entités illégales ;
• Accroître la vitesse de vente en simplifiant le processus d’intégration des clients et en éliminant le temps consacré aux prospects non viables; et
• Montrez l’engagement de votre entreprise en matière de conformité en l’intégrant dans ses activités.