Ne payez-vous pas trop cher pour un logiciel de mise en conformité aux sanctions en recherchant des solutions en dehors de Salesforce ?
Non pas parce que le montant de votre abonnement est trop élevé, mais parce que chaque vérification manuelle, chaque alerte tardive, chaque enregistrement en double et chaque contrôle effectué à un stade avancé alourdit le coût de votre processus de conformité commerciale.
La vérification des entités interdites, le contrôle des sanctions et la conformité en matière d’exportation deviennent plus coûteux lorsqu’ils sont dissociés des systèmes au sein desquels les décisions commerciales sont prises.
Pour les organisations qui utilisent Salesforce, la conformité se transforme souvent en un processus de détection en aval, dans lequel les risques sont identifiés une fois que l’activité commerciale a déjà bien avancé ou après que plusieurs équipes ont déjà traité l’enregistrement. Lorsque le filtrage s’effectue au sein même de Salesforce, les risques peuvent être mis en évidence plus tôt et maîtrisés automatiquement avant que le processus commercial n’ait trop progressé.
Lorsqu’elles comparent les solutions de filtrage externes et intégrées, les équipes de conformité les plus performantes savent que la différence de prix la plus importante est le coût lié à la détection trop tardive d’un risque, et non le coût des logiciels.
Key Takeaways
- Le coût du contrôle des entités interdites dépend à la fois de ce que vous contrôlez et du lieu où ce contrôle est effectué.
- Le principal facteur d’impact sur les coûts est le moment choisi : un risque détecté tôt est plus facile et moins coûteux à maîtriser.
- Une vérification effectuée en dehors de Salesforce peut sembler moins coûteuse à première vue, mais les contrôles manuels, les doublons dans les vérifications et les alertes tardives peuvent alourdir le coût global de la conformité commerciale.
- La vérification intégrée à Salesforce permet de réduire la charge de travail liée à la conformité, les frais généraux opérationnels, les omissions lors des contrôles des entités interdites et la charge pesant sur les petites équipes chargées de la conformité.
- La solution de vérification des sanctions internationales de Salesforce intègre des contrôles dans les processus commerciaux, ce qui permet aux équipes d’anticiper les risques et d’améliorer le retour sur investissement en matière de conformité.
Quels sont les facteurs qui déterminent le coût du filtrage des sanctions à l’échelle mondiale ?
Un devis pour un logiciel de vérification des entités interdites peut indiquer le prix de l’abonnement annuel, les frais de mise en œuvre, les licences d’utilisation et les éventuels modules complémentaires. Mais cela ne représente que la moitié du tableau. Pour évaluer correctement les coûts de votre programme de conformité commerciale, vous devez prendre en compte non seulement le coût du logiciel, mais aussi celui de son exploitation au sein de votre processus de conformité. En ce qui concerne le logiciel, le coût dépend souvent de facteurs tels que :
- Volume de vérification: nombre de contacts, d’entreprises, de fournisseurs, de partenaires, de visiteurs ou de transactions devant faire l’objet d’une vérification.
- Licence d’utilisation: combien d’utilisateurs sont nécessaires pour déclencher des écrans, examiner les correspondances, effacer les alertes ou gérer les workflows de conformité.
- Couverture de la liste de surveillance mondiale: quelles entités exclues, sanctions, structures de propriété, personnalités politiquement exposées (PEP), informations médiatiques défavorables, contrôles à l’exportation, travail forcé ou listes internationales sont incluses.
- Portée du contrôle: déterminez si votre organisation a besoin d’un contrôle continu, de vérifications de la propriété, d’un contrôle des exportations, de l’envoi groupé de données de contrôle, d’intégrations API ou d’une automatisation via Salesforce.
Image 1. Pourquoi les tarifs des services de vérification des sanctions internationales varient-ils ?
Ces facteurs de coût permettent d’expliquer pourquoi les tarifs des solutions de vérification des sanctions varient autant d’une organisation à l’autre. Deux outils de vérification dont les frais de licence sont similaires peuvent entraîner des coûts totaux très différents si l’un d’eux permet à l’entreprise de vérifier, contrôler, documenter et gérer efficacement les risques sans entraîner de retards pour les équipes commerciales et d’approvisionnement, ni alourdir la charge administrative en raison de flux de travail disjoints.
De même, un outil moins coûteux qui ne prend en charge que le dépistage déclenché manuellement peut, en fin de compte, s’avérer être l’option la plus onéreuse s’il nécessite davantage d’utilisateurs, davantage de tâches redondantes, davantage de vérifications, davantage de suivi ou davantage d’interventions à un stade avancé.
Deux modèles mondiaux de filtrage des sanctions qui déterminent la structure finale de vos coûts liés à la conformité commerciale
Une fois que vous avez compris les principaux facteurs influant sur la tarification, la question suivante concerne le fonctionnement de votre processus de sélection. La plupart des programmes s’inscrivent dans l’une des deux structures de coûts suivantes : un modèle de détection en dehors de Salesforce ou un modèle de prévention au sein de Salesforce.
Modèle 1 : Détection – Vérification des sanctions en dehors de Salesforce
Lorsque le filtrage s’effectue en dehors de Salesforce, la conformité fonctionne généralement selon un modèle de détection. Dans ce modèle, le filtrage intervient souvent après qu’un utilisateur a pensé à effectuer une vérification manuelle ou après que les informations ont été transférées de Salesforce vers un outil de filtrage distinct. Un modèle de détection peut sembler gérable lorsque les volumes de filtrage sont faibles, mais il devient coûteux à mesure que l’entreprise se développe. Cette approche soulève plusieurs problèmes liés aux coûts :
- Les alertes vous parviennent alors que l’activité commerciale a déjà commencé.
- Il se peut que les utilisateurs doivent quitter Salesforce et saisir à nouveau les données ailleurs.
- Les équipes chargées de la conformité doivent se pencher sur les vérifications incomplètes ou manquantes.
- Les décisions en matière de risques peuvent ne pas s’inscrire dans le cadre du processus de gestion de la relation client (CRM).
- Les éléments probants d’un audit peuvent ne pas être liés aux documents comptables.
- Les revues ont lieu plus tard, lorsque davantage d’équipes sont déjà impliquées.
Cela ne signifie pas pour autant que les outils de dépistage externes ne permettent pas d’identifier les risques. Ils le peuvent, mais le moment où cela se produit a une incidence sur le coût. Plus le risque est détecté tardivement, plus il peut s’avérer nécessaire de revenir sur un grand nombre de personnes, de processus et de décisions.
Modèle 2 : Prévention – Filtrage des sanctions au sein de Salesforce
Lorsque le filtrage s’effectue au sein de Salesforce, la conformité peut fonctionner selon un modèle préventif. Dans ce modèle, le filtrage est intégré au flux de travail du CRM, ce qui permet d’identifier et de maîtriser le risque de sanctions avant qu’il ne progresse dans le processus de vente et ne se transforme en manquement à la conformité. Le filtrage intégré des sanctions dans Salesforce peut aider les équipes à :
- Lancer la vérification lors de la création ou de la mise à jour d’un enregistrement.
- Passez en revue les comptes, les contacts, les prospects, les fournisseurs, les partenaires ou d’autres fiches CRM.
- Envoyez automatiquement une alerte au service de conformité dès l’apparition de correspondances potentielles.
- Signalez les dossiers à haut risque en vue d’un examen.
- Bloquez ou suspendez l’activité jusqu’à ce qu’une décision soit prise.
- Consignez les décisions relatives au processus opérationnel.
- Mettez en place une piste d’audit plus claire permettant de savoir qui a vérifié quoi et à quel moment.
Outre la maîtrise des risques, ce modèle de prévention présente l’efficacité comme avantage secondaire.
Détection ou prévention : le principal levier de maîtrise des coûts liés à la conformité
Bien que ces deux modèles offrent des fonctionnalités de filtrage des sanctions, leur principale différence réside dans le moment où le risque est traité. Le coût et les ressources nécessaires pour traiter une alerte de filtrage varient en fonction du moment et de l’endroit où le risque est détecté.
Tableau 1. Le coût de la gestion des risques augmente à mesure que le dépistage et la détection interviennent plus tardivement
Le filtrage basé sur le modèle de détection s’effectue généralement une fois que l’opportunité a déjà progressé dans le pipeline ; par conséquent, chaque problème détecté est identifié trop tard et sa résolution s’avère coûteuse. Dans le modèle de prévention, le filtrage effectué au sein de Salesforce permet d’écarter toute partie à risque avant même que l’opportunité ne progresse, ce qui maintient le coût des alertes à un niveau bas.
C’est pourquoi le choix du moment opportun pour la prévention des risques constitue un levier essentiel permettant de réduire considérablement les coûts et les efforts liés au contrôle de conformité des transactions.
Le coût réel d’une détection tardive : une amende de 275 millions de dollars pour non-respect des règles de l’OFAC
Dans le cadre d’un récent accord à l’amiable de 275 millions de dollars conclu avec l’OFAC, l’entreprise disposait de procédures de vérification des parties et de contrôles KYC, mais les signaux d’alerte n’ont pas été mis en relation et n’ont pas donné lieu à des mesures avant que les transactions n’aboutissent. La cause première de cette violation de conformité résidait dans l’incapacité du processus opérationnel à contenir le risque à temps. Cette affaire montre clairement que les outils ne suffisent pas à eux seuls à prévenir l’exposition au risque : c’est le processus opérationnel qui détermine si le risque est mis en relation avec une action suffisamment tôt.
Cette mesure coercitive met également en évidence une leçon en matière de coûts : une plateforme de conformité commerciale peut coûter plusieurs dizaines de milliers par an, mais une défaillance du processus opérationnel peut coûter des centaines de millions.
Comment la différence de calendrier dans les modèles de filtrage des sanctions se répercute sur les comparaisons de coûts au quotidien
Les mesures coercitives constituent la forme la plus extrême du problème des coûts. Elles illustrent ce qui peut arriver lorsque des signaux d’alerte sont manqués, ignorés ou pris en compte trop tard. Cependant, la plupart des entreprises ne feront pas l’objet d’une sanction de l’OFAC qui fera la une des journaux.
Au contraire, ils en subiront les conséquences d’un dépistage tardif sous forme de problèmes plus modestes, mais plus fréquents :
- Un responsable de la conformité qui traite des centaines de correspondances approximatives
- Les équipes commerciales saisissent manuellement les données dans un outil de filtrage distinct
- La duplication des données clients entraîne la création d’avis supplémentaires
- Une alerte survenue à un stade avancé qui retarde l’établissement d’un devis, la conclusion d’un contrat ou l’expédition.
Au cours d’un entretien commercial, une spécialiste de la conformité commerciale a expliqué qu’elle avait « 600 dossiers » en attente dans une file d’attente de vérification et a précisé que ce chiffre avait atteint 1 300 à un moment donné — alors qu’elle travaillait « toute seule ». Un autre acheteur s’est montré très clair quant à l’exigence relative à Salesforce :
« Je ne voudrais pas qu’ils utilisent un autre système… Je souhaite que tout soit géré et facilité via Salesforce. »
Ce sont là des indices de la structure des coûts quotidiens que le traitement en dehors de Salesforce peut masquer.
Tableau 2 : Comparaison des coûts des modèles de filtrage des sanctions
Pourquoi le contrôle des sanctions en dehors de Salesforce finit par coûter plus cher
Plusieurs inefficacités cachées font qu’un outil autonome « moins cher » finit par entraîner, à long terme, des coûts de sélection plus élevés pour Salesforce, et chacune d’entre elles a des répercussions financières concrètes. Voici ce qui est réellement à l’origine de ces coûts en coulisses :
- La fragmentation des processus — le fait de devoir passer d’un système à l’autre sans lien entre eux fait perdre des heures, retarde les transactions et favorise les erreurs.
- Charge de travail liée aux enquêtes manuelles — les alertes nécessitent un examen manuel par une personne, souvent sans hiérarchisation des priorités en fonction des risques, ce qui entraîne une augmentation des coûts de main-d’œuvre et un ralentissement du processus décisionnel, ce qui a des répercussions sur les délais d’exécution.
- Volume de faux positifs — les outils de filtrage utilisés hors du contexte du CRM génèrent de nombreuses correspondances de mauvaise qualité qu’il faut ensuite éliminer manuellement.
- Lacunes dans le calendrier des alertes — des risques apparaissent une fois que la transaction a été conclue, ce qui oblige à effectuer des modifications coûteuses et accroît les risques liés à la conformité.
- Travail de préparation de l’audit — il peut s’avérer nécessaire de reconstituer les décisions, les notes et les éléments probants à partir de différents systèmes.
- Faible taux d’adoption: les équipes contournent les étapes de mise en conformité qui ne s’intègrent pas dans leur flux de travail quotidien.
Choisir le modèle de vérification des sanctions internationales le mieux adapté à vos activités
Le filtrage en dehors de Salesforce peut néanmoins s’avérer pertinent pour les entreprises à faible volume d’activité, les vérifications ponctuelles et occasionnelles, les organisations dont les processus de vente ne s’appuient pas sur un CRM, ou encore les entreprises peu exposées aux sanctions et aux risques liés à l’exportation. Si le filtrage n’est effectué que quelques fois par semaine, un portail autonome peut suffire.
Le modèle commence à montrer ses limites lorsque le contrôle des sanctions s’intègre aux activités quotidiennes liées aux ventes, aux fournisseurs, aux clients ou aux partenaires. Il atteint ses limites encore plus rapidement lorsque la conformité commerciale repose sur une petite équipe — voire une seule personne — pour assurer le bon déroulement du processus. Dans ce scénario, le filtrage intégré des sanctions dans Salesforce ne se contente pas de réduire la charge de travail manuelle. Il renforce considérablement le contrôle en permettant au filtrage de s’exécuter automatiquement en arrière-plan, tandis que l’équipe chargée de la conformité se concentre sur les exceptions, les escalades et les décisions.
Le filtrage des sanctions de Salesforce offre le meilleur retour sur investissement lorsque le volume d’activité, l’implication des parties prenantes et l’exposition aux risques augmentent de concert. Il permet d’effectuer des vérifications relatives aux entités soumises à des restrictions au sein même du flux de travail, tout en garantissant que le service chargé de la conformité conserve le contrôle des examens et des validations.
Pour justifier cet investissement en interne, évitez de le présenter comme un simple choix logiciel motivé par des raisons de commodité. Présentez-le plutôt comme un moyen de réduire les coûts d’exploitation liés à la conformité et de renforcer la maîtrise des risques à mesure que l’entreprise se développe.
Meilleures pratiques en matière d’optimisation des coûts pour le filtrage intégré des sanctions dans Salesforce
Votre objectif devrait être de trouver une formule tarifaire adaptée pour le contrôle des sanctions, qui tienne compte de vos risques, de votre volume d’activité et du mode de fonctionnement de votre entreprise.
- Adaptez la solution à votre niveau de maturité actuel: un programme à faible volume n’aura peut-être pas besoin, dès le départ, de toutes les fonctionnalités avancées de workflow ou de tous les modules complémentaires de gestion des données. Cependant, à mesure que le volume de vérification, l’exposition internationale et la dépendance vis-à-vis de Salesforce augmentent, l’automatisation et les contrôles intégrés prennent de plus en plus d’importance.
- Distinguez les responsables de la présélection des évaluateurs : les tarifs peuvent varier considérablement selon qu’il s’agit simplement de déclencher une présélection ou de disposer de capacités d’évaluation, de remontée hiérarchique, de validation et d’audit.
- Nettoyez et délimitez les enregistrements devant faire l’objet d’un filtrage: identifiez les enregistrements actifs, les entités requises et les doublons avant de demander un devis, afin de ne pas payer pour le filtrage de données désorganisées ou inactives qui ne contribuent pas à améliorer la maîtrise des risques.
- Ne payez pas pour des fonctionnalités que votre équipe n’utilisera pas: déterminez si vous avez besoin de chaque module, ensemble de données, méthode de sélection ou intégration dès le premier jour. Une approche adaptée à vos besoins devrait vous permettre d’évoluer facilement vers des fonctionnalités plus avancées à mesure que votre programme se développe.
- Ne négligez pas les mesures de contrôle qui réduisent réellement votre exposition aux risques: un simple filtrage des listes peut s’avérer insuffisant si vous exercez vos activités dans des régions à haut risque, si vous gérez des structures de propriété complexes, si vous procédez à une vérification des fournisseurs et des intermédiaires, ou si vous êtes soumis à des obligations en matière de sanctions émanant de la BRI, de l’OFAC, de l’UE, du Royaume-Uni ou d’instances internationales.
- Évaluez les modules complémentaires de données en fonction du niveau de risque, et non de la peur: les données sur la propriété, les contenus relatifs aux personnalités politiquement exposées (PEP) et les informations sur le travail forcé peuvent apporter une valeur ajoutée, mais uniquement lorsqu’ils correspondent à votre profil de risque réel. Investissez dans les contenus qui comblent réellement vos lacunes.
- Évaluez le coût du flux de travail, et pas seulement celui du logiciel: toute discussion sur la tarification doit commencer par la conception du flux de travail. Le meilleur modèle permet d’éviter le gaspillage sans pour autant laisser de lacunes qui entraîneraient des coûts supplémentaires par la suite.
Réduisez les coûts liés à la conformité commerciale et identifiez plus tôt les risques de sanctions grâce à la solution intégrée de vérification des données commerciales de Descartes dans Salesforce
Si le filtrage effectué en dehors de Salesforce entraîne des vérifications manuelles, des alertes retardées, des contrôles en double ou des doutes quant à la vérification de l’ensemble des enregistrements, votre organisation dépense peut-être déjà plus que nécessaire pour assurer la conformité. Cela n’apparaît peut-être pas comme un poste budgétaire distinct, mais cela se traduit par une charge de travail accrue en matière de conformité, des plaintes de la part des commerciaux et des retards dans la prise de décisions relatives aux risques.
Pour les entreprises utilisant Salesforce, la solution de vérification intégrée de Descartes permet de transformer la conformité commerciale, qui n’est plus une tâche distincte, en un contrôle intégré. Les équipes peuvent ainsi intervenir plus tôt, réduire les tâches superflues et assurer le bon déroulement des opportunités valides.
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