Warum Salesforce als Compliance-orientiertes CRM funktioniert

Von Unternehmen wird heute erwartet, dass sie sicherstellen, dass jeder Kunde, jeder Partner und jeder Lieferant, mit dem sie zusammenarbeiten, die weltweiten regulatorischen Compliance-Standards erfüllt.

Beispielsweise muss das Vertriebsteam bei jedem Geschäftsabschluss überprüfen, ob die betreffende Person oder Organisation auf globalen Sanktionslisten, Sperrlisten oder Listen der unzulässigen Parteien aufgeführt ist.

Angesichts immer strengerer globaler Handelsvorschriften müssen jedoch die Abteilungen für Vertrieb, Marketing und andere kundenorientierte Bereiche über die bloße Maximierung kommerzieller Ziele hinausblicken und während des gesamten Transaktionszyklus aktiv Warnsignale und potenzielle Risiken erkennen. Es reicht nicht aus, lediglich auf der Liste der gesperrten Parteien zu stehen. Eine solide Einhaltung der Handelsvorschriften geht noch einen Schritt weiter und ermittelt:

Diese Überprüfungen bilden die Grundlage für die Einhaltung von Handelsvorschriften im Vertrieb, wo Wachstum und rechtliche Verantwortung in Einklang gebracht werden müssen. Viele Teams stützen sich jedoch nach wie vor auf fragmentierte Verfahren zur Überprüfung gesperrter und eingeschränkter Parteien, die den Vertrieb verlangsamen und Compliance-Lücken hinterlassen.

Infolgedessen verlagern führende Unternehmen die Einhaltung von Handelsvorschriften in eine frühere Phase, nämlich in ihre Customer-Relationship-Management-Plattform (CRM). Aus diesem Grund Salesforce als Compliance-CRM unverzichtbar geworden – nicht nur für das Beziehungsmanagement, sondern auch für das Risikomanagement, die Überprüfung globaler Sanktionen und die Einhaltung regulatorischer Verpflichtungen in Vertriebsabläufen.

Warum die Einhaltung von Sanktionsvorschriften in Salesforce-Workflows von Bedeutung ist

Die Einhaltung von Handels- und Sanktionsvorschriften ist mittlerweile eine zentrale betriebliche Anforderung, die sich unmittelbar darauf auswirkt, wie Unternehmen Umsatz generieren. Für Salesforce-Anwender ist diese Entwicklung besonders wichtig, da das Risiko durch gesperrte Parteien häufig über Unternehmenssysteme wie CRM- und ERP-Plattformen (Enterprise Resource Planning) erstmals in das Unternehmen gelangt.

Jeder neue Lead, jedes neue Konto und jeder neue Kontakt, der in Salesforce angelegt wird, stellt ein potenzielles Compliance-Risiko dar. Ob es sich nun um einen neuen Interessenten aus einem globalen Markt, einen zu einer Verkaufschance hinzugefügten Partner oder einen Versandkontakt handelt, der in Hochrisikoländern tätig ist und mit einem Geschäft in Verbindung steht – diese Datensätze können bereits in den frühesten Phasen des Vertriebsprozesses Risiken im Zusammenhang mit Sanktionen, gesperrten Parteien oder Exportkontrollen mit sich bringen.

Und da Salesforce mehrere Abteilungen bedient, werden diese Datensätze schnell zwischen den Teams weitergeleitet, wodurch sich das Risiko verteilt. Die Folgen des Übersehens früher Risikoanzeichen können erheblich sein. Die Nichteinhaltung von Sanktionen oder Exportvorschriften kann zu hohen Geldstrafen, behördlichen Prüfungen, Durchsetzungsmaßnahmen, einem Verlust des Vertrauens in die Marke und sogar zur Blockade internationaler Verkäufe führen. In einem aktuellen Fall wurde ein US-amerikanisches Fintech-Unternehmen mit einer Geldstrafe von 3,1 Millionen Dollar belegt, allein weil es Kundensupport für Nutzer in einem sanktionierten Land geleistet hatte.

Der Vertrieb leitet Kundenkontakte an die Pipelines weiter. Das Marketing sorgt für das Volumen. Der operative Bereich wandelt diese Datensätze in konkrete Transaktionen um. Ohne integrierte Überprüfung erfolgen diese Übergaben ohne einheitliche Kontrollen, ohne Rückverfolgbarkeit und ohne einen Auslöser für eine spätere Neubewertung des Risikos. Diese Entwicklung spiegelt sich darin wider, wie Unternehmen die Plattform im Tagesgeschäft tatsächlich nutzen. Wie ein Technologieführer erklärte: „Wir nutzen Salesforce nicht nur als CRM, sondern als operative Plattform.“

Fortschrittliche Unternehmen suchen stets nach Möglichkeiten, ihre Compliance-Maßnahmen zu verstärken, und wenn dies ohne Beeinträchtigung der regulären Arbeitsabläufe geschieht, kann dies erhebliche Vorteile für das Unternehmen mit sich bringen.

Video 1: Einhaltung von Sanktionsvorschriften in Salesforce: Integrierte Überprüfung auf gesperrte Parteien + Risikomanagement – eine Erläuterung

So nutzen Sie die Automatisierung bei der Salesforce-Prüfung zu Ihrem Vorteil

Es gibt gute Gründe dafür, die Überprüfung auf globale Sanktionen sowie auf gesperrte und abgelehnte Parteien in Ihre CRM- oder ERP-Plattform zu integrieren. Dies erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit mehrerer Teams bei Maßnahmen zur Einhaltung von Handelsvorschriften, sondern ermöglicht es Ihnen auch, durch Automatisierung einen ansonsten zeitaufwändigen manuellen Prozess zu verkürzen und die Genauigkeit zu verbessern. Wie ein Team bei einer kürzlich durchgeführten Compliance-Bewertung erklärte, führte es bereits Überprüfungen durch – allerdings „manuell … und musste sich verbessern und bessere Aufzeichnungen führen“.

Es ist allgemein bekannt, dass Verstöße gegen Compliance-Vorschriften nicht nur innerhalb einzelner Abteilungen, sondern auch bei abteilungsübergreifenden Geschäftsprozessen auftreten können. Unabhängig davon, ob ein potenzielles Problem in der Vertriebs- und Marketingabteilung oder in der Personalabteilung auftritt – ein zentralisierter, auf Zusammenarbeit ausgerichteter Ansatz zur Gewährleistung der Compliance ist heute wichtiger denn je.

Das manuelle Abgleichen aktueller Interessenten mit Sanktionslisten ist ebenfalls eine zeitaufwändige Aufgabe, insbesondere im Vertriebsteam, wo Sie mit einer großen Anzahl von Kontakten und Leads zu tun haben. Dieser langsamere, traditionelle Ansatz ist tatsächlich der Grund, warum manche Führungskräfte Compliance-Prozesse kritisieren, da diese bekanntermaßen Geschäftsabschlüsse und Entscheidungen verzögern.

Durch Automatisierung lässt sich der manuelle Aufwand nun reduzieren, was eine schnellere und umfassendere Compliance-Prüfung ermöglicht. Das Beste daran ist, dass sie in eine CRM-Plattform wie Salesforce integriert werden kann, um einen nahtlosen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Anstatt ein separater Schritt zu sein, wird sie Teil des Arbeitsablaufs selbst – ausgelöst, wenn ein Lead angelegt wird, sich Kundendaten ändern oder ein Geschäft voranschreitet. Dadurch entfällt die Abhängigkeit von manuellen Überprüfungen und es wird sichergestellt, dass die Überprüfung einheitlich erfolgt, unabhängig davon, welches Team beteiligt ist.

Zudem wird die Compliance an die tatsächliche Nutzung von Salesforce angepasst. Die Bereiche Vertrieb, Marketing und Betrieb können weiterhin zügig arbeiten, während die Überprüfung im Hintergrund abläuft – so werden Risiken gemindert, ohne den Arbeitsablauf zu behindern. Das Ziel besteht darin, sicherzustellen, dass die Compliance mit der Geschwindigkeit Schritt hält, mit der Entscheidungen bereits getroffen werden.

Abbildung 1: Arbeitsablauf für die weltweite Sanktionsprüfung in Salesforce

Kombination von Salesforce und Descartes für eine umfassende Überprüfung

Die Bewältigung von Sicherheitsvorfällen kann ein Unternehmen im Durchschnitt bis zu einer Million Dollar kosten; daher lohnt es sich stets, solche Probleme von vornherein zu vermeiden.

Salesforce Screening vereint die Funktionen der Salesforce-Plattform für das Kundenbeziehungsmanagement mit den Funktionen von Descartes zur Überprüfung von Sanktionslisten, eingeschränkten und gesperrten Parteien. Das Ergebnis ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem sich der Vertriebszyklus beschleunigen lässt und gleichzeitig Compliance-Risiken minimiert werden.

Dank der Automatisierung dieses Tools behalten Sie den Überblick über behördliche Prüfungen, da es einen digitalen Nachverfolgungspfad für eine einfache Compliance-Berichterstattung erstellt. Auf diese Weise arbeiten Sie zudem stets mit der aktuellsten Version der Sanktionsliste. Durch die automatisierte Nachprüfung werden Vertriebsmitarbeiter sofort benachrichtigt, sobald ein potenzieller Kunde mit der offiziellen Beobachtungsliste übereinstimmt.

Lesen Sie unser Whitepaper, um detailliertere Informationen zur Durchführung einer effektiven und umfassenden Überprüfung auf gesperrte Parteien innerhalb des Salesforce-CRM zu erhalten, oder besuchen Sie unser Salesforce-Ressourcenzentrum zum Thema Überprüfung.

Bewährte Verfahren für den Einsatz von Salesforce als Compliance-CRM

1. Automatisieren Sie die Überprüfung auf gesperrte Parteien bereits bei der Dateneingabe

Die effektivsten Compliance-Programme überprüfen Datensätze unmittelbar bei deren Eingabe in das CRM-System und nicht erst Tage später im Rahmen der Auftragsprüfung.

Empfohlene Auslöser

Automatisch filtern, wenn:

Ein leistungsfähiger Salesforce-Prüfungsworkflow überprüft all diese Punkte automatisch.

2. Überprüfen Sie sowohl die Konten als auch die Kontakte

Viele Unternehmen überprüfen lediglich die Kundenkonten. Dies birgt Risiken. Einzelne Ansprechpartner können:

Ein CRM-System für die Einhaltung von Handelsvorschriften sollte Kontakte als für die Compliance relevante Einheiten behandeln – und nicht lediglich als Kommunikationsaufzeichnungen.

3. Beginnen Sie mit einem Compliance-Check oder einem Batch-Screening

Viele Organisationen beginnen mit der Automatisierung, nachdem ihre Unterlagen jahrelang nicht ordnungsgemäß verwaltet wurden. Bevor Sie die Echtzeit-Automatisierung aktivieren:

4. Integrieren Sie Compliance-Maßnahmen in Salesforce-Workflows

Eine der wichtigsten Erkenntnisse von Teams, die integrierte Lösungen für die Sanktionsprüfung evaluieren, ist, dass die Nutzer Salesforce nicht verlassen möchten, um manuell Überprüfungen durchzuführen. Diese Reibungsverluste führen zu Verzögerungen, versäumten Überprüfungen, uneinheitlichen Prozessen und einer mangelnden Nachvollziehbarkeit. Ein auf Compliance ausgerichtetes CRM sollte:

5. Setzen Sie kontinuierliche Nachüberprüfung (dynamische Überprüfung) ein

Der Compliance-Status ändert sich ständig. Ein Unternehmen, das vor sechs Monaten die Sanktionsprüfung bestanden hat, kann auf OFAC-Listen, BIS-Entitätslisten, EU-Sanktionslisten, britischen Sanktionslisten sowie in Daten zu Eigentumsrisiken aufgeführt sein. Aus diesem Grund reicht eine einmalige Prüfung nicht aus. Kontinuierliche Sanktionsprüfung in Salesforce. Compliance-Überwachung in Salesforce

6. Aufbau zentraler Prüfpfade

Eines der größten versteckten Risiken bei der manuellen Überprüfung der Compliance ist der Mangel an Belegen. Wenn die Aufsichtsbehörden fragen:

…viele Unternehmen können diese Frage nicht mit Sicherheit beantworten.

Empfohlene CRM-Funktionen zur Einhaltung von Vorschriften

Ihr Salesforce-Prüfungsworkflow sollte Warnmeldungen bei Nachprüfungen nachverfolgen, alle Prüfungsvorgänge protokollieren, die Entscheidungen der Prüfer erfassen, Zeitstempel aufzeichnen und den Eskalationsverlauf bereitstellen.

7. Passen Sie die Prüfregeln an die Geschäftsabläufe an

Compliance-CRM-Plattformen sollten sich an die Geschäftsabläufe anpassen und Unternehmen nicht zu starren Arbeitsabläufen zwingen. Nicht jedes Unternehmen benötigt dieselbe Prüfungslogik. Einige Unternehmen:

Diese Flexibilität ist wichtig, da die Einhaltung von Vorschriften die Geschäftsabläufe unterstützen und nicht unnötig behindern sollte.

8. Wählen Sie einen Compliance-Anbieter, der die Einführung und das Wachstum unterstützt

Bei der Bewertung von Anbietern wie Descartes sollten Sie diejenigen bevorzugen, die in fortlaufende Schulungen, leicht zugängliche Wissensressourcen und kontinuierliche Produktinnovationeninvestieren – dies verbessert nicht nur die Akzeptanz bei den Anwendern, sondern stellt auch sicher, dass Ihr Team mit den sich wandelnden Compliance-Anforderungen Schritt halten kann, ohne dass dadurch zusätzliche Komplexität entsteht.

Sicheres Wachstum mit dem in Salesforce integrierten Screening von Descartes

Um Compliance-Risiken effektiver zu bewältigen, bietet Descartes eine Reihe von Lösungen zur Überprüfung von gesperrten Parteien und zum Risikomanagement bei Dritten an, einschließlich der Integration in Salesforce.

Die Visual Compliance-Lösungen von Descartes sind flexibel und modular aufgebaut, so dass Unternehmen die spezifischen und genauen Funktionen und Inhalte auswählen können, die sie für ihre speziellen Compliance-Anforderungen benötigen, und diese später bei Bedarf erweitern können.

Durch den Einsatz unserer leistungsstarken Lösungen können Unternehmen ihre Compliance-Prozesse stärken, ihren Wettbewerbsvorteil ausbauen und ihre Umsatzdynamik steigern.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Descartes Ihre Salesforce-Implementierung optimieren kann? Kontaktieren Sie uns noch heute, um loszulegen. Lesen Sie außerdem auf G2, einer unabhängigen Bewertungsplattform für Unternehmenssoftware, was unsere Kunden über unser Angebot an Lösungen zur Überprüfung von gesperrten Parteien sagen.

Sie können auch diesen wichtigen Käuferleitfaden zum Thema „Denied Party Screening“ lesen, um Ihnen bei der Auswahl einer Lösung zu helfen, die Ihren Anforderungen entspricht.

Häufig gestellte Fragen

Was versteht man unter Export- oder Sanktions-Compliance in Salesforce?

Unter Export- oder Sanktionskonformität in Salesforce versteht man die Prozesse, Kontrollmechanismen und Integrationen, die innerhalb des CRM-Systems eingesetzt werden, um sicherzustellen, dass Kundenbeziehungen, Verkaufstransaktionen und der Umgang mit Daten den globalen Handelsvorschriften und Sanktionsgesetzen (wie z. B. den Vorschriften der US-Behörde OFAC, den EU-Sanktionen oder den Exportkontrollgesetzen) entsprechen. Dies wird durch die Integration von Salesforce mit Compliance-Tools wie Descartes erreicht. Durch die Einbettung von Descartes Visual Compliance in Salesforce bedeutet dies:

• Automatisierte Überprüfung von Leads, Kontakten, Kunden und Verkaufschancen auf gesperrte Parteien unter Verwendung der globalen Compliance-Inhalte von Descartes
• Echtzeit-Entscheidungsfindung – Datensätze werden ohne manuelles Eingreifen gekennzeichnet, gesperrt oder freigegeben
• Laufende erneute Überprüfung, sobald die Beobachtungslisten der Regierungen (OFAC, BIS, EU, UN usw.) sowie die Kundeninformationen aktualisiert werden
• Durchsetzung von Richtlinien, um sicherzustellen, dass kontrollierte Produkte oder Technologien nicht ohne entsprechende Genehmigung verkauft werden
• Prüfungsfähige Compliance-Unterlagen, die direkt in Salesforce gespeichert werden

Anstatt sich auf externe Prüfungen zu verlassen, wird die Compliance zu einem integralen Bestandteil des Vertriebsworkflows – unterstützt durch die Daten- und Prüf-Engine von Descartes.

Was ist ein Compliance-CRM?

Ein Compliance-CRM verbindet das Kundenbeziehungsmanagement mit automatisierten Compliance-Workflows wie Sanktionsprüfungen, Prüfpfaden, Risikoüberwachung, Sorgfaltspflichten und der Berichterstattung an Aufsichtsbehörden

Was ist ein Salesforce-Screening und wie funktioniert es?

Unter „Salesforce-Screening“ versteht man den automatisierten Prozess der Überprüfung von Kunden, Interessenten, Lieferanten und Partnern hinsichtlich:

• Weltweite Sanktionslisten (OFAC, UNO, EU usw.)
• Listen der abgelehnten und eingeschränkten Parteien
• Datenbanken zu politisch exponierten Personen (PEP)
• Klassifizierungen im Bereich der Exportkontrolle (ECCN, ITAR)

Dadurch wird Salesforce zu einem CRM-System für Compliance und Risikomanagement und ist nicht mehr nur eine reine Vertriebsdatenbank.

Wie gewährleistet das Descartes Salesforce-Screening die Einhaltung von Vorschriften im Vertrieb?

Descartes Global Sanctions Screening gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften in Salesforce durch automatisierte Überprüfungen, Workflow-Kontrollen und risikobasierte Entscheidungsfindung. Leads, Kontakte und Kunden werden bei ihrer Erstellung oder Aktualisierung automatisch überprüft, und Verkaufschancen können vor der Weiterverarbeitung oder dem Abschluss überprüft werden.

Vertriebsmitarbeiter erhalten sofort eine Benachrichtigung, wenn ein Datensatz eine mögliche Übereinstimmung darstellt. Unternehmen können Regeln konfigurieren, um:

• Fortschritt der Verkaufschance blockieren
• Erstellung von Angeboten/Aufträgen verhindern
• Einhaltung der Vorschriften überprüfen

Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, Compliance-Maßnahmen zu integrieren, ohne den Vertrieb zu beeinträchtigen, und gleichzeitig strenge regulatorische Kontrollen durchzusetzen. Zudem verhindert er Zeitverschwendung bei Geschäften, die gar nicht erst hätten angestrebt werden dürfen.

Unterstützt die Descartes-Lösung zur Salesforce-Integration die Einhaltung der ITAR-Vorschriften und die Exportkontrollen?

Ja. Für Unternehmen, die mit kontrollierten Gütern oder Technologien umgehen, bieten die ITAR-Compliance- Funktionen von Descartes Salesforce folgende Unterstützung:

• ITAR-Prüfung im Rahmen der Lieferantenqualifizierung
• An Produktdaten gekoppelte Exportkontrollprüfungen
• Validierung der ECCN-Klassifizierung in Verkaufschancen
• Länderspezifische Einschränkungen innerhalb von Arbeitsabläufen
• Überprüfungen von fiktiven Ausfuhren im Rahmen von Partnerschaften

Warum sollten Sie Salesforce für die Einhaltung von Handelsvorschriften und das Risikomanagement einsetzen?

Salesforce bietet eine zentralisierte, automatisierte Plattform, die Vertriebsprozesse mit Compliance-Prüfungen verknüpft und so Risiken mindert, ohne das Wachstum zu bremsen.

Die Überprüfung anhand von Sanktionslisten sowie Listen mit eingeschränkten und gesperrten Parteien verhindert, dass Sie versehentlich Geschäfte mit einem sanktionierten Unternehmen tätigen, was zu einem Problem hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften führen kann.

Und da solche Verstöße jederzeit und in jeder nach außen gerichteten Abteilung auftreten können, sollte die Überprüfung in den gesamten Arbeitsablauf des Unternehmens integriert werden und nicht lediglich an ein separates Compliance-Team delegiert werden. Auf diese Weise können Sie:

• Verringern Sie das geschäftliche Risiko, mit illegalen Unternehmen zusammenzuarbeiten;
• Steigern Sie die Verkaufsgeschwindigkeit, indem Sie den Onboarding-Prozess für Kunden vereinfachen und den Zeitaufwand für nicht aussichtsreiche Interessenten vermeiden; und
• Zeigen Sie das Engagement Ihres Unternehmens für die Einhaltung von Vorschriften, indem Sie dieses in die Geschäftsabläufe integrieren.