Zahlen Sie zu viel für Software zur Einhaltung von Sanktionsvorschriften, indem Sie Lösungen außerhalb von Salesforce prüfen?

Nicht, weil Ihre Abonnementkosten zu hoch sind, sondern weil jede manuelle Überprüfung, jede verspätete Benachrichtigung, jeder doppelte Datensatz und jede Überprüfung in einer späten Phase zusätzliche Kosten für Ihren Workflow im Bereich der Handels-Compliance verursacht.

Die Überprüfung auf gesperrte Parteien, Sanktionsprüfungen und die Einhaltung von Exportvorschriften werden teurer, wenn sie außerhalb der Systeme stattfinden, in denen geschäftliche Entscheidungen getroffen werden.

Für Unternehmen, die Salesforce nutzen, wird die Compliance dadurch häufig zu einem nachgelagerten Erkennungsprozess, bei dem Risiken erst festgestellt werden, nachdem die Vertriebsaktivitäten bereits fortgeschritten sind oder mehrere Teams den Datensatz bereits bearbeitet haben. Wenn die Überprüfung direkt in Salesforce erfolgt, können Risiken früher aufgedeckt und automatisch kontrolliert werden, bevor der Geschäftsvorgang zu weit fortgeschritten ist.

Beim Vergleich zwischen externen und integrierten Screening-Lösungen wissen führende Compliance-Teams, dass der entscheidende Preisunterschied nicht in den Softwarekosten liegt, sondern in den Kosten, die entstehen, wenn Risiken zu spät erkannt werden.

Key Takeaways

  • Die Preisgestaltung für die Überprüfung auf gesperrte Parteien hängt sowohl davon ab, was Sie überprüfen, als auch davon, wo die Überprüfung stattfindet.
  • Der wichtigste Kostenfaktor ist der richtige Zeitpunkt: Ein frühzeitig erkanntes Risiko lässt sich leichter und kostengünstiger bewältigen.
  • Eine Überprüfung außerhalb von Salesforce mag auf den ersten Blick kostengünstiger erscheinen, doch manuelle Überprüfungen, doppelte Kontrollen und verspätete Warnmeldungen können die Gesamtkosten für die Einhaltung von Handelsvorschriften in die Höhe treiben.
  • Eine in Salesforce integrierte Überprüfung kann den Aufwand für die Compliance, den betrieblichen Verwaltungsaufwand, versäumte Überprüfungen auf gesperrte Parteien sowie die Belastung kleiner Compliance-Teams verringern.
  • Das globale Sanktions-Screening von Salesforce integriert Kontrollmechanismen in geschäftliche Arbeitsabläufe und unterstützt Teams dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen und den ROI im Bereich Compliance zu verbessern.

Wodurch werden die Kosten für die weltweite Sanktionsprüfung bestimmt?

Ein Angebot für eine Software zur Überprüfung gesperrter Parteien kann den jährlichen Abonnementpreis, Einrichtungsgebühren, Nutzerlizenzen und etwaige Zusatzmodule enthalten. Doch das ist nur die halbe Wahrheit. Um die Kosten Ihres Trade-Compliance-Programms korrekt zu erfassen, müssen Sie neben den Softwarekosten auch die Kosten für den Betrieb der Software innerhalb Ihres Compliance-Workflows berücksichtigen. Auf der Softwareseite werden die Kosten häufig durch folgende Faktoren bestimmt:

  • Prüfungsumfang: Wie viele Ansprechpartner, Unternehmen, Lieferanten, Partner, Besucher oder Transaktionen müssen überprüft werden?
  • Benutzerlizenzen: Wie viele Benutzer benötigen Sie, um Bildschirme aufzurufen, Übereinstimmungen zu überprüfen, Warnmeldungen zu löschen oder Compliance-Workflows zu verwalten?
  • Umfang der „Global Watchlist“: Welche der folgenden Bereiche sind enthalten: abgelehnte Parteien, Sanktionen, Eigentumsverhältnisse, politisch exponierte Personen (PEP), negative Medienberichte, Exportkontrollen, Zwangsarbeit oder internationale Listen?
  • Umfang der Überprüfung: Ob die Organisation kontinuierliche Nachüberprüfungen, Eigentumsüberprüfungen, Exportüberprüfungen, das Hochladen von Überprüfungsstapeln, API-Integrationen oder eine Salesforce-Automatisierung benötigt.

Abbildung 1: Warum die Preise für globale Sanktionsprüfungen variieren

Diagramm, das fünf Faktoren für die Kosten der Sanktionsprüfung darstellt, darunter Beobachtungslisten, Arbeitsaufwand des Compliance-Teams, Benutzerlizenzen, Prüfungsvolumen und Prüfungsmethoden

Diese Kostenfaktoren tragen dazu bei, zu erklären, warum die Preise für Sanktionsprüfungen von Unternehmen zu Unternehmen so stark variieren. Zwei Prüftools mit ähnlichen Lizenzgebühren können zu sehr unterschiedlichen Gesamtkosten führen, wenn eines davon es dem Unternehmen ermöglicht, Risiken effizient zu prüfen, zu kontrollieren, zu dokumentieren und darauf zu reagieren, ohne Verzögerungen für die Vertriebs- und Beschaffungsteams zu verursachen oder durch unzusammenhängende Arbeitsabläufe zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu verursachen.

Ebenso kann ein kostengünstigeres Tool, das lediglich manuell ausgelöste Überprüfungen unterstützt, letztendlich zur teureren Option werden, wenn es mehr Benutzer, mehr Doppelarbeit, mehr Überprüfungen, mehr Nachverfolgung oder mehr Eingriffe in späteren Phasen erfordert.

Zwei globale Sanktionsprüfungsmodelle, die Ihre endgültige Kostenstruktur im Bereich der Handels-Compliance bestimmen

Sobald Sie die wichtigsten Faktoren für die Preisgestaltung verstanden haben, stellt sich als Nächstes die Frage, wie Ihr Screening-Prozess abläuft. Die meisten Programme lassen sich einer von zwei Kostenstrukturen zuordnen: einem Erkennungsmodell außerhalb von Salesforce oder einem Präventionsmodell innerhalb von Salesforce.

Modell 1: Erkennung – Überprüfung auf Sanktionen außerhalb von Salesforce

Wenn die Überprüfung außerhalb von Salesforce erfolgt, funktioniert die Compliance in der Regel nach einem Erkennungsmodell. Bei diesem Modell findet die Überprüfung oft erst statt, nachdem ein Benutzer daran gedacht hat, eine manuelle Überprüfung durchzuführen, oder nachdem Informationen aus Salesforce in ein separates Überprüfungstool übertragen wurden. Ein Erkennungsmodell mag bei geringem Überprüfungsaufkommen überschaubar erscheinen, wird jedoch mit zunehmendem Geschäftswachstum kostspielig. Aus diesem Ansatz ergeben sich mehrere Kostenprobleme:

  • Benachrichtigungen gehen erst ein, nachdem die Vertriebsaktivitäten bereits begonnen haben.
  • Möglicherweise müssen Nutzer Salesforce verlassen und Daten an anderer Stelle erneut eingeben.
  • Compliance-Teams müssen unvollständige oder fehlende Überprüfungen nachverfolgen.
  • Risikoentscheidungen können außerhalb des CRM-Workflows getroffen werden.
  • Prüfungsnachweise können von den Geschäftsunterlagen getrennt sein.
  • Die Überprüfungen finden erst später statt, wenn bereits weitere Teams beteiligt sind.

Das bedeutet nicht, dass externe Screening-Instrumente Risiken nicht erkennen können. Das können sie durchaus, doch der Zeitpunkt der Erkennung wirkt sich auf die Kosten aus. Je später ein Risiko erkannt wird, desto mehr Personen, Prozesse und Entscheidungen müssen möglicherweise rückgängig gemacht werden.

Modell 2: Prävention – Überprüfung auf Sanktionen innerhalb von Salesforce

Wenn die Überprüfung innerhalb von Salesforce erfolgt, kann die Compliance als Präventionsmodell fungieren. Bei diesem Modell ist die Überprüfung in den CRM-Workflow eingebettet, sodass Sanktionsrisiken erkannt und kontrolliert werden, bevor sie im Vertriebsprozess weiter voranschreiten und zu einem Compliance-Verstoß führen. Eine integrierte Sanktionsprüfung in Salesforce kann Teams dabei unterstützen:

  • Trigger-Prüfung bei der Erstellung oder Aktualisierung eines Datensatzes.
  • Überprüfen Sie Kundenkonten, Kontakte, Interessenten, Lieferanten, Partner oder andere CRM-Datensätze.
  • Bei potenziellen Übereinstimmungen wird automatisch eine Compliance-Benachrichtigung ausgelöst.
  • Markieren Sie Datensätze mit hohem Risiko zur Überprüfung.
  • Die Maßnahme blockieren oder aussetzen, bis eine Entscheidung getroffen wurde.
  • Halten Sie Entscheidungen im Zusammenhang mit den Geschäftsabläufen schriftlich fest.
  • Schaffen Sie einen übersichtlicheren Prüfpfad, aus dem hervorgeht, wer was wann geprüft hat.

Dieses Präventionsmodell dient nicht nur der Risikominderung, sondern bietet darüber hinaus Effizienz als zusätzlichen Vorteil.

Erkennung vs. Prävention: Der entscheidende Hebel bei den Compliance-Kosten

Zwar bieten beide Modelle Funktionen zur Überprüfung auf Sanktionen, doch besteht der wesentliche Unterschied zwischen ihnen im Zeitpunkt der Risikobewältigung. Die Kosten und Ressourcen, die zur Bearbeitung einer Warnmeldung anfallen, hängen davon ab, wann und wo das Risiko erkannt wird.

Tabelle 1. Die Kosten für die Risikobeseitigung steigen, je später die Vorsorgeuntersuchung und die Erkennung erfolgen
Eine ansteigende Kostenkurve, die verdeutlicht, dass die Kontrolle von Sanktionen oder Risiken im Zusammenhang mit gesperrten Parteien mit zunehmendem Fortschritt – von der Lead- oder Kontoerstellung über die Opportunity, das Angebot, den Vertrag, den Auftrag oder den Versand bis hin zur Prüfungsrisikobelastung – immer kostspieliger wird.

Das Screening nach dem Erkennungsmodell wird in der Regel erst durchgeführt, nachdem ein Geschäft bereits in der Pipeline vorangeschritten ist; daher kommt jede Entdeckung zu spät, und die Behebung ist kostspielig. Beim Präventionsmodell verhindert das Screening innerhalb von Salesforce, dass eine risikobehaftete Partei weitergelassen wird, bevor die Verkaufschance voranschreitet, wodurch die Kosten für die Warnmeldung gering gehalten werden.

Aus diesem Grund ist der richtige Zeitpunkt für die Risikoprävention ein entscheidender Hebel, mit dem sich die Kosten und der Aufwand für die Überprüfung der Handelskonformität erheblich senken lassen.

Die tatsächlichen Kosten einer verspäteten Aufdeckung: Eine OFAC-Strafe in Höhe von 275 Millionen US-Dollar wegen Nichteinhaltung der Vorschriften

Im Rahmen eines kürzlich geschlossenen OFAC-Vergleich in Höhe von 275 Millionen Dollarhatte das Unternehmen zwar angegeben, dass es Überprüfungen der Vertragspartner und KYC-Prüfungen durchgeführt habe, doch wurden Warnsignale nicht miteinander verknüpft und nicht rechtzeitig berücksichtigt, bevor die Transaktionen fortgesetzt wurden. Die Hauptursache für den Compliance-Verstoß lag darin, dass der Arbeitsablauf das Risiko nicht rechtzeitig abwehren konnte. Der Fall macht deutlich, dass Tools allein Risiken nicht verhindern können – vielmehr entscheidet der Arbeitsablauf darüber, ob Risiken früh genug mit entsprechenden Maßnahmen verknüpft werden.

Die Durchsetzungsmaßnahme verdeutlicht zudem eine wichtige Erkenntnis in Bezug auf die Preisgestaltung: Eine Plattform zur Einhaltung von Handelsvorschriften mag zwar mehrere Zehntausend pro Jahr kosten, doch ein Fehler im Arbeitsablauf kann Verluste in Höhe von mehreren hundert Millionen verursachen.

Wie sich der zeitliche Unterschied bei Sanktionsprüfungsmodellen in alltäglichen Kostenvergleichen widerspiegelt

Durchsetzungsmaßnahmen stellen die extremste Ausprägung des Kostenproblems dar. Sie verdeutlichen, was passieren kann, wenn Warnsignale übersehen, ignoriert oder zu spät beachtet werden. Die meisten Unternehmen werden jedoch keine OFAC-Strafe erleben, die für Schlagzeilen sorgt.

Stattdessen werden sie die Folgen einer verspäteten Erkennung in kleinerem, aber häufigerem Umfang zu spüren bekommen:

  • Ein Compliance-Manager, der Hunderte von ungenauen Übereinstimmungen klärt
  • Vertriebsteams, die Datensätze manuell in ein separates Screening-Tool eingeben
  • Doppelte Kundendaten führen zu zusätzlichen Bewertungen
  • Eine Warnmeldung in einer späten Phase, die die Bearbeitung eines Angebots, eines Vertrags oder einer Lieferung verzögert.

In einem Verkaufsgespräch berichtete eine Expertin für Handelskonformität, dass „600 Datensätze“ in einer Prüfungswarteschlange stünden, und erklärte, dass die Zahl zeitweise sogar 1.300 erreicht habe – während sie die Arbeit „im Alleingang“ erledigte. Ein anderer Einkäufer äußerte sich ganz offen zu den Anforderungen an Salesforce:

„Ich möchte nicht, dass sie auf ein anderes System umsteigen … Ich möchte, dass alles über Salesforce abgewickelt und verwaltet wird.“

Dies sind Anzeichen für die alltägliche Kostenstruktur, die bei einer Prüfung außerhalb von Salesforce möglicherweise verborgen bleibt.

Tabelle 2: Kostenvergleich von Modellen zur Sanktionsprüfung

Warum die Überprüfung auf Sanktionen außerhalb von Salesforce letztendlich teurer ist

Mehrere versteckte Ineffizienzen führen dazu, dass ein „günstigeres“ eigenständiges Tool im Laufe der Zeit höhere Kosten für die Salesforce-Prüfung verursacht, wobei jede einzelne davon konkrete finanzielle Folgen nach sich zieht. Hier erfahren Sie, was hinter den Kulissen tatsächlich die Ursache für diese Kosten ist:

  • Fragmentierung der Arbeitsabläufe – das Hin- und Herwechseln zwischen voneinander getrennten Systemen kostet Stunden, verzögert Geschäftsabschlüsse und birgt ein erhöhtes Fehlerrisiko.
  • Aufwand für manuelle Untersuchungen – Warnmeldungen erfordern eine manuelle Überprüfung durch Mitarbeiter, häufig ohne risikobasierte Priorisierung, was die Arbeitskosten in die Höhe treibt und zu einer verlangsamten Entscheidungsfindung führt, die sich wiederum auf die Durchlaufzeiten auswirkt.
  • Anzahl der Fehlalarme – Screening-Tools, die vom CRM-Kontext abgekoppelt sind, generieren zahlreiche Treffer von geringer Qualität, die von jemandem aussortiert werden müssen.
  • Lücken im Zeitplan der Warnmeldungen – Risiken treten erst nach Abschluss der Transaktion zutage, was kostspielige Nachbesserungen erzwingt und das Compliance-Risiko erhöht.
  • Aufwand für die Prüfungsvorbereitung – Entscheidungen, Notizen und Belege müssen unter Umständen systemübergreifend rekonstruiert werden.
  • Geringe Akzeptanz – Teams umgehen Compliance-Schritte, die außerhalb ihres täglichen Arbeitsablaufs liegen.

Die Wahl des richtigen Modells zur Überprüfung globaler Sanktionen für Ihre Geschäftsabläufe

Eine Überprüfung außerhalb von Salesforce kann für Unternehmen mit geringem Geschäftsvolumen, gelegentliche Ad-hoc-Prüfungen, Organisationen ohne CRM-gesteuerte Vertriebsprozesse oder Unternehmen mit begrenztem Sanktions- und Exportrisiko nach wie vor sinnvoll sein. Wenn die Überprüfung nur einige Male pro Woche stattfindet, kann ein eigenständiges Portal ausreichend sein.

Das Modell stößt an seine Grenzen, wenn die Sanktionsprüfung Teil der täglichen Aktivitäten in den Bereichen Vertrieb, Lieferanten, Kunden oder Partner wird. Es stößt noch schneller an seine Grenzen, wenn die Einhaltung der Handelsvorschriften von einem kleinen Team – oder einer einzigen Person – abhängt, um den Prozess am Laufen zu halten. In diesem Szenario leistet die integrierte Sanktionsprüfung in Salesforce mehr als nur eine Reduzierung des manuellen Aufwands. Sie verstärkt die Kontrolle, indem die Überprüfung automatisch im Hintergrund abläuft, während sich das Compliance-Team auf Ausnahmen, Eskalationen und Entscheidungen konzentrieren kann.

Die Überprüfung auf Sanktionen durch Salesforce erzielt den höchsten ROI, wenn Geschäftsvolumen, Einbindung der Beteiligten und Risikoexposition gemeinsam zunehmen. Sie ermöglicht die Überprüfung auf sanktionierte Parteien direkt im Arbeitsablauf, während die Compliance-Abteilung die Kontrolle über die Überprüfung und Genehmigung behält.

Um die Investition intern zu begründen, sollten Sie vermeiden, sie als reine Software-Präferenz aus Gründen der Bequemlichkeit darzustellen. Stellen Sie sie vielmehr als eine Möglichkeit dar, die Betriebskosten für die Einhaltung von Vorschriften zu senken und die Risikokontrolle zu stärken, während das Unternehmen wächst.

Bewährte Verfahren zur Kostenoptimierung für die integrierte Sanktionsprüfung in Salesforce

Ihr Ziel sollte es sein, ein Sanktionsprüfungs-Preispaket in der passenden Größenordnung zu finden, das Ihrem Risiko, Ihrem Geschäftsvolumen und Ihrer Geschäftsabwicklung Rechnung trägt.

  1. Passen Sie die Lösung an Ihren aktuellen Reifegrad an: Ein Programm mit geringerem Volumen benötigt möglicherweise nicht von Anfang an alle erweiterten Workflows oder Datenerweiterungen. Doch mit steigendem Screening-Volumen, zunehmender globaler Präsenz und wachsender Abhängigkeit von Salesforce gewinnen Automatisierung und integrierte Kontrollmechanismen an Bedeutung.
  2. Unterscheiden Sie zwischen Prüfern und Gutachtern: Die Preise können erheblich variieren, je nachdem, ob es lediglich darum geht, eine Prüfung auszulösen, oder ob Funktionen zur Beurteilung, Eskalation, Freigabe und Prüfung erforderlich sind.
  3. Bereinigen Sie die zu prüfenden Datensätze und legen Sie deren Umfang fest: Ermitteln Sie aktive Datensätze, erforderliche Entitäten und Duplikate, bevor Sie ein Preisangebot anfordern, damit Sie nicht für die Prüfung unübersichtlicher oder inaktiver Daten bezahlen, die keinen Beitrag zur Risikokontrolle leisten.
  4. Bezahlen Sie nicht für Funktionen, die Ihr Team nicht nutzen wird: Prüfen Sie, ob Sie jedes Modul, jeden Datensatz, jede Screening-Methode oder jede Integration bereits vom ersten Tag an benötigen. Ein maßgeschneiderter Ansatz sollte es Ihnen ermöglichen, problemlos auf erweiterte Funktionen umzusteigen, sobald Ihr Programm ausgereifter wird.
  5. Investieren Sie nicht zu wenig in Kontrollmaßnahmen, die das tatsächliche Risiko mindern: Eine einfache Überprüfung anhand von Listen reicht möglicherweise nicht aus, wenn Sie in Regionen mit höherem Risiko tätig sind, komplexe Eigentümerstrukturen verwalten, Lieferanten und Vermittler überprüfen oder Sanktionsverpflichtungen der BIZ, der OFAC, der EU, des Vereinigten Königreichs oder auf globaler Ebene unterliegen.
  6. Bewerten Sie Datenerweiterungen anhand des Risikograds und nicht aufgrund von Befürchtungen: Daten zur Eigentümerschaft, PEP-Inhalte und Informationen zu Zwangsarbeit können einen Mehrwert bieten, jedoch nur dann, wenn sie Ihrem tatsächlichen Risikoprofil entsprechen. Investieren Sie in Inhalte, die sinnvolle Lücken schließen.
  7. Bewerten Sie den Arbeitsablauf, nicht nur die Software: Ein Gespräch über die Preisgestaltung sollte mit der Gestaltung des Arbeitsablaufs beginnen. Das beste Modell vermeidet Verschwendung, ohne Lücken zu hinterlassen, die später zusätzliche Kosten verursachen.

Senken Sie die Kosten für die Einhaltung von Handelsvorschriften und erkennen Sie Sanktionsrisiken frühzeitig – mit dem integrierten Salesforce-Screening von Descartes

Wenn die Überprüfung außerhalb von Salesforce manuelle Kontrollen, verzögerte Warnmeldungen, doppelte Überprüfungen oder Unsicherheit darüber zur Folge hat, ob jeder Datensatz überprüft wurde, zahlt Ihr Unternehmen möglicherweise bereits mehr für die Compliance, als eigentlich nötig wäre. Dies erscheint zwar nicht als eigenständiger Posten im Budget, macht sich jedoch in Form von Compliance-Aufwand, Beschwerden aus dem Vertrieb und verzögerten Risikobewertungen bemerkbar.

Für Salesforce-basierte Unternehmen kann die integrierte Überprüfung durch Descartes die Einhaltung von Handelsvorschriften von einer separaten Aufgabe zu einer fest eingebetteten Kontrollmaßnahme machen – und so den Teams helfen, früher zu handeln, vermeidbaren Arbeitsaufwand zu reduzieren und einwandfreie Verkaufschancen voranzutreiben.

Fordern Sie eine individuelle Demo an, um zu erfahren, wie unsere Salesforce-Screening-Lösung Ihnen dabei helfen kann, Risiken früher zu erkennen und Ihre Kontrollen zur Einhaltung von Handelsvorschriften zu stärken.

Möchten Sie mehr erfahren? Lesen Sie auf G2, einer unabhängigen Bewertungsplattform für Unternehmenssoftware, was Kunden über „Descartes Denied Party Screening“ sagen, oder lesen Sie unseren Leitfaden zum Thema „Denied Party Screening“, der Ihnen bei der Auswahl einer Lösung hilft, die Ihren Anforderungen entspricht.